Arsip adalah suatu rekaman dari kegiatan dalam berbagai bentuk sesuai dengan perkembangan teknologi yang dibuat dan diterima oleh suatu organisasi. Sesuai dengan pasal 16 ayat 3 UU no 43 tahun 2009 lembaga kearsipan dibagi menjadi 4 yaitu Arsip Nasional, Arsip Daerah Kabupaten/Kota, Arsip Daerah Provinsi, Arsip Perguruan Tinggi.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta bertugas melakukan pembaharuan informasi, menyimpan, menyediakan, mendokumentasikan, serta memberi jasa informasi kepada masyarakat. Selain itu Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi DKI Jakarta juga mengelola informasi yang dimilikinya, salah satunya arsip. Arsip merupakan dokumen penting yang dapat berfungsi sebagai alat bukti. Dalam penyimpanannya suatu individu maupun organisasi harus dapat mempertimbangkan tata cara penyimpanan arsip dengan baik. Mahasiswa Universitas YARSI berkesempatan berkunjung ke DISPUSIP untuk mengetahui bagaimana preservasi arsil Hindia Belanda di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan DKI Jakarta.
Penyimpanan arsip sesuai dengan daur hidup arsip (life cycle of record) yaitu Record office untuk menyimpan record aktif atau arsip dinamis, Record Center untuk menyimpan arsip inaktif atau arsip yang harus dipindah, dan Archives untuk menyimpan arsip statis yang bernilai sejarah dan arsip vital permanen. Menurut Perka ANRI No 21 Tahun 2011 Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip oleh pencipta arsip karena memiliki nilai kesejarahan, namun telah habis masa retensinya dan akan dipermanenkan.
Preservasi arsip merupakan sebuah proses perlindungan fisik akan kerusakan arsip, melindungi keberlangsungan siklus hidup arsip supaya informasi tetap dapat diakses. Preservasi arsip krusial di setiap organisasi karena arsip digunakan dalam jangka panjang, dengan terlaksananya preservasi arsip maka suatu organisasi dapat terhindar dari hilangnya informasi. Preservasi arsip bertujuan agar kerusakan arsip dapat diidentifikasi dan dilakukan penanganan yang tepat, sehingga resiko kerusakan dapat ditangani lebih awal oleh staff. Preservasi arsip juga bertujuan untuk memperpanjang usia arsip sehingga kandungan informasi yang terdapat di dalamnya dapat terus dimanfaatkan. Menurut British Library, 2013 terdapat beberapa aspek preservasi penyimpanan rekod atau arsip yaitu :
Penyimpanan dengan suhu 13-20 derajat Celcius
Penyimpanan dengan kelembaban 35% RH-60% RH
Menghindari penyimpanan serta penanganan arsip yang salah
Menghindari area yang mudah terkena banjir dan kebakaran
Menjaga dari serangan serangga dan tikus
Menghindari terlalu banyak terkena cahaya matahari