Penerapan Teknologi dalam Kegiatan Surat Menyurat Menggunakan Aplikasi Ms. Word oleh SMPN 21 Tangsel

Surat merupakan sarana komunikasi yang berisi informasi ataupun pernyataan secara tertulis kepada pihak lain atas nama kedinasan ataupun pribadi. Saat ini kegiatan surat menyurat secara tradisional sudah banyak ditinggalkan seiring dengan perkembangan teknologi. Sarana komunikasi yang dilakukan saat ini hanya menggunakan aplikasi pesan yang ada di ponsel. Namun, pada kegiatan resmi surat menyurat masih banyak digunakan sebagai alat komunikasi formal antara satu instansi dengan instansi lainnya. Maka dari itu, siswa perlu mengetahui dasar-dasar dalam pembuatan surat untuk kegiatan formal ataupun pekerjaan yang akan dilakukannya di masa depan.

Teknologi kini sudah banyak menciptakan alat untuk mempermudah seseorang dalam melakukan pekerjaan yang sebelumnya dilakukan secara tradisional yang dinilai kurang efisien jika dilakukan terus menerus. Sama hal nya dengan pembuatan surat yang dahulu hanya menggunakan mesin ketik atau bahkan tulis tangan, saat ini sudah ada aplikasi buatan Microsoft Corporation yaitu Microsoft Word. Penggunaan Microsoft Word dalam kegiatan surat menyurat banyak dilakukan oleh para administrator di sebuah instansi. Efektifitas serta efisiensi yang diberikan ketika menggunakan Microsoft Word dapat dirasakan, karena kemudahan dalam penggunaannya.

Maka dari itu, kami melakukan kegiatan pengabdian ini upaya pengenalan cara efektif dalam pemanfaatan teknologi dengan membuat surat di Microsoft Word kepada siswa/i SMP Negeri 21 Tangerang Selatan dengan jumlah peserta sebanyak 20 siswa/i. Metode yang kami lakukan berupa pelatihan serta pembelajaran praktik yang dilakukan langsung diruang praktik komputer terkait penggunaan serta pemahaman siswa/i dalam proses pembuatan surat dengan memanfaatkan aplikasi Microsoft Word yang dibimbing oleh para tim pelaksana (PKM).

Peserta yang mengikuti kegiatannya ini banyak yang tergabung dalam Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS), maka perlu bagi mereka memahami pembuatan surat sebagai sarana komunikasi antar pihak yang terkait. Pada awalnya beberapa siswa/i belum banyak memahami terkait pembuatan surat resmi, mulai dari sturuktur, bentuk, serta format surat resmi. Siswa/i sudah mengenal beberapa fitur yang disediakan Microsoft Word, namun belum mampu menerapkan fitur tersebut dalam pembuatan surat resmi. Dari fenomena tersebut,  kami selaku tim pengajar dari kegiatan PKM Universitas Pamulang memberikan penjelasan terkait cara pembuatan serta memberikan contoh dengan praktik langsung dengan siswa/i SMPN 21 Tangerang Selatan.

Kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat (PKM) dilaksanakan pada tanggal 22 Mei 2023, yang beralamat di Jl. Angsana I No.63 RT.002/RW.008, Pamulang Timur, Kecamatan Pamulang, Kota Tangerang Selatan, Banten, 15417. Kelompok pengabdian ini diselenggarakan oleh mahasiswa semester 4 akuntansi Universitas Pamulang, yang beranggotakan: Dea Avila Rosita, Nanda Azzahra, Pitri Yolantika, Rizky Putra Purba. Dalam pengabdian ini, kami melakukan bersama 3 kelompok lainnya yang dibimbing oleh Ibu Suciati Muanifah, S.E., M.M. yang merupakan salah satu dosen di Universitas Pamulang.

Berdasarkan hasil kegiatan yang telah dilakukan, terjadi peningkatan kemampuan siswa/i SMP Negeri 21 Tangerang Selatan dalam pengoperasian dan memahami pembuatan surat resmi menggunakan Microsoft Word. Salah satunya dalam memanfaatkan fitur untuk membuat Kop Surat sesuai dengan standar yang berlaku. Pemahaman siswa/i SMP Negeri 21 Tangerang Selatan dalam menerapkan pelatihan yang diberikan dapat terlihat dari hasil surat yang dibuat telah menggunakan font, bentuk, format, dan struktur yang sesuai dengan penggunaan ikon pendukung.

Harapan kami sebagai pemateri dari kegiatan ini ialah semoga materi yang telah diberikan dapat mendukung keberlangsungan kegiatan surat menyurat siswa/i SMP Negeri 21 Tangerang Selatan dalam mengimplementasikannya dengan baik di instansi yang diampu kelak.