Jika berbicara tentang keprotokolan, yang terbayang oleh masyarakat umum adalah berkaitan dengan upacara-upacara kenegaraan ataupun acara resmi pelantikan. Namun sebenarnya dalam bahasan keprotokolan memiliki banyak sekali ruang lingkup.
Menurut UU No.9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan memberikan definisi bahwa keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan atau acara resmi yang meliputi Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintah atau masyarakat. Untuk menjalankan kegiatan keprotokolan tersebut dibutuhkan yang namanya petugas protokol.(sumber foto : protokol.probolinggokab.go.id )
Petugas protokol memiliki tanggung jawab memastikan bahwa agar kegiatan/acara pemimpin mendapatkan kemudahan dengan cara memberikan pelayanan secara langsung berkaitan dengan kegiatan pemimpin.
Jika dilihat dari perannya, bisa dikatakan bahwa petugas protokol multifungsi karena juga menjalankan tugas selaku pertama sebagai perencana yang meliputi menentukan sasaran, membuat rencana cadangan, rencana program hingga tata aturan.
Kedua, sebagai pemandu seperti tentang rencana jalannya suatu acara terkait waktu, tempat, dan prosesi acara kepada pejabat, tamu atau sesama petugas. Ketiga, sebagai peloby terkait bagaimana berkomunikasi dan memberikan infornasi yang terpercaya terhadap seseorang. Keempat, sebagai manajer yang menjalankan fungsi-fungsi manajemen, pengawasan hingga evaluasi setelah kegiatan selesai. Kelima, sebagai pekerja umum yang mana biasanya diluar rencana melakukan pekerjaan yang bukan tugas pokoknya sebagai petugas protokol. Keenam, sebagai pelayan yang siap membantu dan melayani pejabat atau tamu negara dalam lingkup keprotokolan.
Beberapa contoh yang dilakukan petugas protokol adalah bagaimana menyambut tamu, mengatur dan mengarahkan dimana letak tempat duduk pejabat atau tamu sesuai dengan jabatan, mengatur undangan juga terkait dresscode yang akan digunakan oleh tamu undangan menyesuaikan dengan jenis dan tempat acara hingga penghormatan bagi pejabat negara yang sudah meninggal.
Jadi bisa disimpulkan bahwa petugas protokol dengan tanggung jawab yang multifungsi tersebut harus memiliki kecekatan dan kreatif dalam bekerja, kemampuan berkomunikasi, manajerial, memiliki wawasan luas hingga berpenampilan menarik karena pelayanan yang diberikan akan menjadi cerminan sebuah negara di hadapan negara lain.
FISIP UMJ
Prodi Ilmu Administrasi Publik