Sebelum membahas mengenai syarat apa saja yang harus dimiliki oleh seorang petugas protokol, kita akan membahas terlebih dahulu mengenai 'apa sih keprotokolan itu?'.
Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan baik dalam acara resmi ataupun acara kenegaraan yang meliputi Tata Tempat, Tata Upacara dan Tata Penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan atau kedudukan dalamnegara, pemerintahan ataupun masyarakat. Definisi tersebut tertuang dalam Undang-Undang Republik Indonesia No. 9 Tahun 2010 Tentang Keprotokolan.
Dalam menjalankan tugas-tugasnya, seorang petugas protokol dituntut untuk memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik. Sehingga menjadi petugas protokol harus memahami segala macam informasi dan mampu menyampaikan kembali informasi yang didapat, serta dapat memandu pada saat kegiatan berlangsung. Oleh karena itu, kemampuan dalam berkomunikasi sangat penting sekali dimiliki seorang petugas protokol. Selain mampu dalam berkomunikasi juga harus memiliki pengetahuan mengenai hal-hal dasar dari keprotokolan itu sendiri.
Sebab, petugas protokol bertugas memberikan pelayanan atau membantu kebutuhan pimpinan ataupun tamu negara dalam berbagai macam kegiatan atau acara agar pimpinan dapat melaksanakan kegiatannya dengan mudah. Dengan adanya petugas protokol, maka kegiatan dapat berjalan secara lancar dan terarah.
Selain itu, petugas protokol juga harus mampu menjalankan fungsi-fungsi manajemen dimulai dari planning, organizing, actuating dan controling. Dengan begitu, petugas protokol dapat melakukan perencanaan terlebih dahulu untuk menentukan tindakan apa yang hendak dilakukan agar tugasnya dapat terlaksana dengan baik.
Jika terjadi permasalahan yang muncul atau tidak sesuai rencana, maka petugas protokol mampu menyelesaikan dan bertanggung jawab akan hal tersebut. Selanjutnya, petugas protokol mengadakan evaluasi setelah kegiatan atau acara selesai guna memperbaiki kesalahan yang terjadi sebelumnya agar tidak terulang kembali dikemudian hari. Petugas protokol juga bisa menyiapkan rencana cadangan atau Plan B jika terjadi hal-hal diluar dugaan.
Dari penjelasan diatas, petugas protokol merupakan sosok yang multifungsi sehingga dapat mengerjakan berbagai macam tugas. Lalu apa saja sih syarat yang harus dimiliki untuk menjadi petugas protokol? Yuk, simak penjelasan berikut.
Syarat-syarat petugas protokol:
- Mempunyai pengetahuan tentang keprotokolan
- Memiliki kemampuan dalam hubungan antar sesama
- Bermental kuat dan kepribadian tangguh
- Kreatif, terampil, dan cekatan
- Mampu menguasai dan mengendalikan situasi
- Peka terhadap perubahan dan permasalahan yang timbul
- Mampu mengambil keputusan dengan cepat dan cermat
- Sopan serta tahu etika
- Menghargai orang lain
- Percaya diri
- Penampilan menarik
- Pandai berbusana sesuai dengan acara
- Berbicara dengan tekanan dan suara yang baik
- Memiliki pengetahuan tata usaha menajamen
- Berwawasan luas
Itu tadi sedikit penjelasan mengenai petugas protokol dan syarat-syarat yang harus dimiliki oleh petugas protokol. Semoga bermanfaat