"Bu, boleh saya minta job desc saya," tanya seorang staf keuangan di ujung telepon.
"Boleh, nanti saya kirim lewat email ya," sahut HRD.
Sekilas dialog itu wajar saja terjadi. Setiap orang yang bekerja di suatu organisasi menghendaki adanya kejelasan tugas dan tanggung jawabnya.
Seyogyanya, para pegawai akan bekerja sesuai dengan apa yang tertera di dalam job descriptionnya.
Dokumen tersebut biasanya berisi informasi seperti nama jabatan, struktur organisasi, tugas & tanggung jawab, wewenang, Key Performance Indicator (KPI), dan hubungan kerja dengan fungsi lainnya.
Perubahan struktur organisasi, metode kerja dan teknologi dapat berpengaruh terhadap suatu jabatan.
Idealnya, job description direview ketika perubahan-perubahan tersebut terjadi. Perubahan beban kerja, seyogyanya diikuti pula dengan penyesuaian bobot jabatan. Di mana akan diikuti pula dengan penyesuaian pada aspek compensation dan benefitnya.
Mari sejenak kita lanjutkan kisah antara Staf Keuangan dan HRD di atas.
Beberapa hari kemudian, atasan dari staf keuangan menelepon HRD "Pak/Bu, saya ada keluhan terkait seorang pegawai. Dia menolak tugas yang saya berikan. Alasannya, tugas itu ga ada di jobdescnya."
Ada dua kemungkinan penyebabnya.
Pertama, memang terdapat perubahan dalam proses bisnis sehingga terjadi pergeseran tugas dan tanggung jawab pada fungsi tersebut. Jika ini yang terjadi, mutlak dokumen job description harus diupdate.