Otomatisasi, Data, dan Inovasi Proses: Sebuah Jalan Menuju Efisiensi?
Dalam dunia bisnis yang semakin kompetitif, inovasi proses telah menjadi salah satu pilar utama bagi kesuksesan organisasi. Mampu memperbaiki dan mengoptimalkan proses bisnis secara berkelanjutan merupakan keunggulan yang menentukan bagi perusahaan yang ingin bertahan dan berkembang. Artikel "Prototyping a Business Process Improvement Plan. An Evidence-Based Approach" oleh Pavlos Delias dan Gia-Thi Nguyen (2021) menekankan pentingnya pendekatan berbasis bukti dalam menciptakan rencana perbaikan proses yang efektif. Pendekatan ini menawarkan cara untuk memanfaatkan data yang sudah ada dalam organisasi, sehingga memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih objektif dan terukur dalam upaya perbaikan proses.
Pendekatan berbasis bukti ini sangat relevan mengingat banyak organisasi yang masih bergantung pada intuisi dan pengalaman subjektif dalam mengambil keputusan terkait proses bisnis. Dalam artikel ini, Delias dan Nguyen meneliti 18 organisasi penjualan di Siemens AG, yang melibatkan analisis terhadap lebih dari 31.340 pesanan dan 75.456 item selama periode tiga bulan. Mereka berhasil menunjukkan bagaimana analisis jaringan bipartit dapat membantu mengidentifikasi pola proses yang memengaruhi kinerja organisasi. Dengan cara ini, organisasi dapat mengidentifikasi pola perilaku proses yang paling berpotensi memberikan dampak positif terhadap kinerja mereka.
Namun, meski pendekatan ini menjanjikan, masih ada pertanyaan besar: Apakah pendekatan berbasis bukti ini cukup kuat untuk menggantikan intuisi dan pengalaman manusia dalam perbaikan proses bisnis? Keputusan yang diambil semata-mata berdasarkan data dapat mengabaikan faktor-faktor lain seperti budaya organisasi, keterlibatan karyawan, dan kemampuan organisasi untuk beradaptasi terhadap perubahan. Oleh karena itu, penting untuk menelaah sejauh mana pendekatan ini dapat memberikan manfaat nyata dan di mana batasannya. Dalam opini ini, kita akan membahas bagaimana pendekatan yang diajukan oleh Delias dan Nguyen dapat memberikan kontribusi yang signifikan bagi upaya perbaikan proses bisnis, serta mengkaji tantangan yang mungkin muncul dalam penerapannya.
Pendekatan berbasis bukti yang diusulkan oleh Delias dan Nguyen (2021) menawarkan cara inovatif untuk mengidentifikasi dan memperbaiki pola proses bisnis yang bermasalah. Studi mereka menunjukkan bahwa dengan menganalisis data proses bisnis yang ada, organisasi dapat mengidentifikasi pola perilaku yang mempengaruhi kinerja secara signifikan. Sebagai contoh, analisis mereka terhadap proses Order-to-Cash (O2C) di 18 organisasi Siemens AG mengungkapkan bahwa penerapan prinsip "First-In, First-Out" (FIFO) secara konsisten dapat membantu mengurangi gangguan dalam alur proses, yang sering kali menyebabkan keterlambatan. Selain itu, peningkatan otomatisasi pada tahap akhir proses terbukti berdampak positif terhadap durasi siklus proses, sehingga memungkinkan organisasi untuk mencapai tingkat efisiensi yang lebih tinggi.
Delias dan Nguyen menemukan korelasi yang kuat antara penerapan pola perilaku tertentu dan peningkatan kinerja organisasi. Misalnya, korelasi antara Operations Sophistication Index (OSI) dengan waktu siklus proses mencapai R = 0,7042, yang menunjukkan hubungan yang kuat antara keragaman dan kecanggihan pola proses dengan efisiensi operasional. Selain itu, mereka juga menemukan bahwa organisasi yang mampu mengotomatisasi tugas rutin dan mengurangi intervensi manual memiliki kinerja yang lebih baik. Dalam hal ini, tingkat otomatisasi pada langkah-langkah terakhir proses memiliki dampak positif, menunjukkan bahwa organisasi yang mampu menyelesaikan proses tanpa hambatan manual pada tahap akhir cenderung memiliki waktu siklus yang lebih pendek dan lebih efisien.
Namun, sementara data memberikan wawasan yang berharga, pendekatan berbasis bukti ini tidak boleh dipandang sebagai solusi tunggal. Keputusan berbasis data harus diimbangi dengan pemahaman kontekstual dan manusiawi. Faktor-faktor seperti budaya organisasi, resistensi terhadap perubahan, dan kebutuhan pelanggan yang unik tidak selalu tercermin dalam data. Delias dan Nguyen sendiri menunjukkan bahwa meskipun analisis data dapat mengidentifikasi pola perilaku proses yang diinginkan, pelaksanaan perubahan membutuhkan dukungan dari seluruh lapisan organisasi. Sebuah perubahan yang hanya didasarkan pada data, tanpa mempertimbangkan aspek-aspek manusia seperti keterlibatan dan motivasi karyawan, berisiko menghadapi hambatan dalam implementasinya.
Selain itu, ada potensi untuk salah interpretasi data jika tidak dipahami dalam konteks yang tepat. Misalnya, organisasi yang terlihat "kurang efisien" menurut data mungkin sebenarnya menghadapi kondisi operasi yang lebih kompleks atau memiliki prioritas yang berbeda. Oleh karena itu, data harus dilihat sebagai bagian dari gambaran yang lebih besar, dan pengambilan keputusan harus melibatkan analisis kritis terhadap informasi yang tersedia. Dengan demikian, meskipun pendekatan berbasis bukti ini menawarkan cara yang lebih sistematis untuk mengevaluasi dan meningkatkan proses bisnis, keberhasilannya tetap sangat bergantung pada kemampuan organisasi untuk mengintegrasikan analisis data dengan kebijaksanaan manajemen dan keterampilan kepemimpinan.
Pendekatan berbasis bukti dalam perbaikan proses bisnis yang diusulkan oleh Delias dan Nguyen (2021) menawarkan kerangka kerja yang kuat untuk organisasi yang berupaya meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional. Analisis data yang mendalam memungkinkan organisasi untuk secara objektif mengidentifikasi pola perilaku proses yang paling berpengaruh terhadap kinerja. Namun, pendekatan ini memiliki batasan, terutama ketika berhadapan dengan aspek manusia dan budaya organisasi. Data dapat memberikan peta jalan menuju perbaikan, tetapi pelaksanaan perubahan yang sukses memerlukan keterlibatan, dukungan, dan adaptasi dari seluruh organisasi.
Selain itu, pendekatan berbasis bukti harus dipandang sebagai alat pendukung, bukan sebagai pengganti keputusan manusia. Kombinasi antara analisis data yang akurat dan penilaian manajerial yang bijaksana akan menjadi kunci keberhasilan perbaikan proses. Dengan menggabungkan kekuatan data dan wawasan manusia, organisasi dapat mencapai perubahan yang lebih berkelanjutan dan bermakna. Maka, integrasi antara pendekatan berbasis data dan pengelolaan perubahan yang efektif harus menjadi prioritas bagi setiap organisasi yang ingin mencapai perbaikan proses yang optimal dan berdampak jangka panjang.
Referensi
Delias, P., & Nguyen, G.-T. (2021). Prototyping a business process improvement plan. An evidence-based approach. Information Systems, 101, 101812. https://doi.org/10.1016/j.is.2021.101812