Mengoptimalkan Layanan Pendidikan dengan E-Arsip Ijazah: Solusi Efisien untuk Pengelolaan Data Sekolah di Era Digital

Ijazah adalah dokumen yang sangat penting sebagai bukti resmi pencapaian seseorang dalam menyelesaikan pendidikan disuatu institusi. Keberadaan ijazah tidak hanya berarti bagi pemiliknya tetapi juga bagi lembaga pendidikan yang menerbitkannya. Ijazah merupakan arsip vital yang harus dijaga dengan baik karena tidak bisa diperbarui dan tidak bisa digantikan jika rusak atau hilang.

Dalam konteks pengelolaan arsip di lembaga pendidikan seperti sekolah, seringkali timbul masalah dalam pengarsipan data ijazah siswa. Pengarsipan secara manual cenderung memakan waktu, rawan kesalahan, dan rentan terhadap kehilangan. Selain itu, aksesibilitas dan pelaporan data juga menjadi kendala dalam pengelolaan arsip ijazah.

Pengarsipan file ijazah berbasis cloud/dok. pri

Salah satu solusi yang efektif untuk mengatasi permasalahan pengarsipan data ijazah siswa adalah dengan menggunakan sistem informasi berbasis digital, sebut saja e-arsip. Sistem informasi berupa e-arsip tidak hanya mempermudah pengarsipan data ijazah tetapi juga memungkinkan pembuatan laporan dengan lebih efisien. Sebagai contoh, penggunaan platform Google AppSheet telah terbukti membantu lembaga pendidikan dalam mengelola data ijazah siswa secara efektif. Platform ini memungkinkan admin tata usaha untuk mengelola data dengan mudah, mencari data secara cepat, memvisualisasi jumlah lulusan, dan membuat laporan dengan efisien.

Penerapan sistem informasi e-arsip ijazah, seperti yang dilakukan di Sekolah Indonesia Kota Kinabalu dengan nama SIPISA telah membawa banyak manfaat, antara lain:

• Memiliki arsip digital ijazah yang dapat mengatasi masalah kehilangan ijazah.
• Memudahkan identifikasi ijazah yang sudah dan belum diambil.
• Memfasilitasi pendeteksian data untuk menghindari penyalahgunaan ijazah.
• Memudahkan pengecekan data untuk legalisir ijazah.
• Menghemat ruang penyimpanan ijazah fisik dan berita acara pengambilan ijazah.
• Meningkatkan pelayanan dalam proses pengambilan ijazah bagi peserta didik dan guru-guru.
• Memudahkan pencarian data alumni dengan arsip ijazahnya.
• Mempermudah pencarian informasi jumlah peserta didik yang lulus dari tahun ke tahun.
• Memudahkan pelacakan data pengambilan ijazah karena tercatat dalam sistem.

Grafik lulusan/dok. pri

Penerapan sistem informasi e-arsip ijazah merupakan langkah yang penting dan tepat dalam meningkatkan efisiensi dan kualitas layanan pendidikan. Dengan sistem ini, pengelolaan arsip ijazah menjadi lebih mudah, cepat, dan akurat, sehingga memberikan manfaat yang besar bagi lembaga pendidikan dan semua pihak yang terlibat dalam proses tersebut.

Referensi: Haq, M. D. (2023). Revolutionizing Education: SIPISA's Innovative Approach to Diploma Management. Asian Journal of Research in Education and Social Sciences, 5(3), 272-282.