Sebagian mahasiswa mendengar kata “rapat” terkadang menakutkan bagi mereka. Aktivitas rapat memang hal yang biasa dihadapi bagi mahasiswa yang aktif mengikuti organisasi di kampus. Rapat diselenggarakan untuk membahas permasalahan tertentu atau merumuskan strategi dalam menyukseskan suatu acara di kampus. Namun, ada ketakutan tersendiri saat ditunjuk berbicara di depan peserta rapat lainnya, meskipun itu sesama mahasiswa satu angkatan. Terlebih jika rapat dilakukan dalam suasana yang formal atau menghadirkan mahasiswa senior yang galak dan bahkan menghadirkan seorang dosen, bisa jadi keringat dingin bercucuran karena khawatir melakukan kesalahan.
Namun, marilah kita memandang positif suatu rapat. Dalam rapat ini, justru anda bisa menunjukkan potensi diri sekaligus belajar untuk mengembangkan diri. Saat rapat, sebaiknya anda hindari sikap yang pasif. Apalagi jika anda memiliki segudang ide segar yang aplikatif bagi kesuksesan suatu acara di kampus anda.
Terkadang hambatan mengungkapkan permasalahan adalah kurangnya rasa percaya diri, grogi, gelisah, dan sebagainya. Akibatnya, tanpa sadar, anda berbicara berputar-putar dan tidak langsung berfokus pada pokok permasalahan. Agar keikutsertaan dalam rapat dapat berjalan lancar, dan membawa dampak positif bagi anda sendiri, bahkan untuk orang lain. Mari anda cermati hal-hal sebagaimana berikut ini.
Siapkan materi dan bahan
Persiapan sebelum rapat itu penting. Tentunya anda tak ingin rapat berjalan tanpa keputusan karena agenda yang akan dibahas ternyata tidak lengkap. Jadi, persiapan rapat, mulai dari materi yang akan didiskusikan hingga peralatan penunjang. Misalnya, materi untuk presentasi, catatan-catatan kecil, serta peralatan seperti proyektor, laptop, dan viewer harus dipastikan sudah siap semua. Bisa dibayangkan apa jadinya seandainya laptop anda rusak atau berkas yang akan digunakan ternyata belum siap. Selain materi dan perlengkapan teknis, jika dibutuhkan anda harus berlatih presentasi terlebih dahulu. Baik di depan cermin maupun tidak. Dengan begitu anda akan terasa rileks ketika anda memaparkan presentasi anda di depan peserta rapat.
Pendengar yang baik
Apabila ingin mengikuti alur dalam rapat, maka simaklah materi dan pembicaraan dalam rapat. Berfokuslah pada topik yang tengah diperbincangkan. Dengarkanlah pendapat tiap peserta yang hadir. Dengan begitu, anda bisa memberikan respons yang relevan. Jangan biasakan ketika rapat merumpi dengan orang sebelah, atau memainkan gadget yang kita bawa dan jangan memotong pembicaraan peserta rapat lain ketika ia memaparkan ide mereka.
Ide segar
Punya ide yang kreatif? Sumbangkan saja dalam rapat. Kemukakanlah pemikiran atau pendapat yang relevan dengan topik permasalahan yang sedang dibahas. Daripada tersimpan, dengan diutarakan dalam rapat, ide-ide anda bisa direalisasikan. Namun, perlu diingat, hindari memberikan solusi atau ide yang abstrak. Ide semacam ini akan sulit dipahami dan kemungkinan besar tidak diterima dalam rapat.
Ringkas, berisi, dan jelas