"Ngomong om. Biar gak mimpi lagi kita setahun kedepan.", sebuah pesan masuk ke WA saya tepat ketika meeting sedang berlangsung. Saat itu saya sedang mengikuti meeting membahas suatu inisiatif strategis perusahaan yang telah berjalan lebih dari dua tahun.
"Haha takut bubar ntar, udah kalem dulu lah.", balas saya pada si pengirim WA, seorang kawan, yang sama-sama sedang mengikuti meeting tersebut.
"Jangan terlalu indah dan mudah. Izin kasi pandangan lah, biar realistis.", tulis kawan saya menuangkan kegusarannya. Sebagai eksekutor program strategis yang dibahas dalam meeting, dia merasa secara keseluruhan program tersebut bermasalah. Permasalahannya dimulai dari perencanaan, penentuan strategi pelaksanaan, target waktu, dan koordinasi antar pihak yang terlibat.
Saya hanya bisa senyum-senyum menanggapi kegalauan teman tersebut, yang kebetulan duduk berhadapan di seberang sisi lain dari barisan saya, dalam format meeting yang berbentuk U-shape. Pada akhirnya saya mengakhiri chat kawan tersebut dengan menulis, "Saya kontraknya hari ini nggak ngomong nih Bang."
Dalam suatu undangan meeting, peran aktif, kritik dan saran memang sangat diharapkan guna membantu merumuskan penyelesaian masalah atau mencapai kesepakatan bersama atas topik yang dirapatkan. Namun demikian, tiap-tiap meeting dengan topik dan peserta yang berbeda-beda memiliki karakteristiknya sendiri-sendiri.
Pun memang saya pada meeting tersebut sudah berjanji dengan "bos" untuk tidak ngomong, hanya mendengarkan pembicaraan selama acara berlangsung. Toh mendengarkan orang menyampaiakan pendapat bisa jadi menjadi pengetahuan baru. Tak jarang juga malah mendapat hiburan mendengarkan pendapat-pendapat lucu nan konyol yang terkadang keluar dari peserta meeting.
Sedari awal saat mengikuti meeting tersebut, memang saya niatkan sebagai sarana hiburan saja, tidak lebih. Mengingat topik pembahasannya sudah dua tahun lebih berlangsung. Kini ada orang-orang baru yang terlibat, namun ternyata argumen, pendapat yang keluar masih itu-itu juga. Inisiatif strategis bisnis, tidak bisa berjalan lancar, tidak mencapai waktu yang ditentukan dan target yang disepakati. Namun para dewa malah menginginkan target yang lebih besar lagi. Bagaimana mungkin? Orang yang mengerjakan sama, caranya sama, lantas mengharapkan hasil yang berbeda dan lebih baik, bisakah? Ternyata meeting selama lebih dari 3,5 jam tidak bisa menjawab persoalan yang terjadi.
Hakikat Meeting
Meeting diselenggarakan untuk mengumpulkan orang-orang dalam suatu forum, membahas, mensosialisasikan, mencari kesepakatan bersama atas suatu topik permasalahan dan perumusan langkah-langkah yang akan dilakukan ke depan. Ada suatu persoalan, melibatkan beberapa pihak atau orang, merasa perlu diselesaikan, ada tindaklanjutnya.
Meeting bukan sekedar duduk, makan snack, ngomong ngalor ngidul tanpa target dan alur yang jelas. Disinilah kepiawaian pimpinan meeting sangat dibutuhkan untuk menjaga jalannya acara dan memancing pihak-pihak yang hadir mengeluarkan pendapat dan sikap kritisnya. Bagaimana dialog dua arah bisa terbangun, kalau bisa dari 10 peserta muncul 20 pendapat, bukan malah sebaliknya tidak ada pendapat sama sekali.