Prinsip demokrasi dalam kehidupan kita kerap kali diwujudkan melalui kegiatan rapat atau musyawarah. Secara umum rapat atau musyawarah bertujuan untuk mencapai suatu kesepakatan atau keputusan dalam suatu kelompok atau organisasi.
Dalam sebuah rapat, anggota kelompok atau organisasi berkumpul bersama untuk membahas suatu masalah atau topik tertentu dan mencari solusi yang terbaik. Rapat juga bertujuan membuat keputusan tentang hal-hal penting yang memerlukan persetujuan dari seluruh anggota kelompok atau organisasi.
Di samping itu, melalui rapat sebuah komunitas atau organisasi dapat membuat perencanaan dan strategi untuk membangun masa depan bersama. Rapat sebagai salah satu bentuk manajemen organisasi dapat menjadi ruang diskusi untuk menyusun program, menentukan anggaran dan sumber daya yang dapat dilibatkan.
Hal yang lebih penting dari sebuah rapat adalah meningkatkan kerja sama yang solid antar individu atau anggota kelompok. Rapat atau musyawarah dapat dipandang sebagai instrumen penting dalam rangka membuat keputusan yang berpihak kepada kepentingan bersama.
Dalam sebuah kelompok, kebutuhan dan kepentingan setiap orang tidak selalu sama. Hal ini membuat perbedaan pemikiran, ide, atau pendapat tidak dapat dihindarkan.
Pada titik inilah semua orang harus duduk bersama untuk berdiskusi dalam rangka mencari dan menemukan keputusan terbaik sehingga tidak ada kelompok yang merasa dirugikan.
Proses rapat biasanya selalu ramai dengan interupsi, usul, dan pertanyaan-pertanyaan. Tidak jarang sebuah diskusi berubah menjadi konflik verbal sampai konflik fisik.
Salah satu penyebabnya karena peserta rapat lebih banyak melibatkan kepentingan pribadi atau kelompok daripada kepentingan yang lebih besar atau kepentingan bersama. Peserta rapat lebih banyak melihat sebuah permasalahan dari sudut pandang subjektif tinimbang sudut pandang objektif.
Satu hal yang sering dilupakan banyak orang saat mengikuti sebuah rapat adalah membuat catatan hasil rapat. Sebagian orang cenderung mengabaikan pentingnya hal ini. Sebagian peserta rapat memang suka mendengarkan tetapi perlu diingat pula bahwa kemampuan mengingat setiap orang terbatas.
Catatan hasil rapat tidak saja sebagai sumber informasi atas kesepakatan bersama yang telah diputuskan. Secara personal peserta rapat yang gemar membuat catatan dapat membentuk sikap dan kepribadian tertentu.