Informasi dalam kehidupan masyarakat saat ini seperti sumber primer, karena masyarakat dapat beraktivitas dalam kehidupan dibekali dengan adanya informasi.
Masyarakat semakin hari semakin berkembang, begitupun dengan informasi yang awalnya hanya dalam bentuk cetak, namun sekarang informasi dalam bentuk digital juga semakin melimpah.
Setiap masyarakat tentu menghendaki proses yang efisien dalam kegiatan temu kembali informasi yang tersimpan dalam data digital. Masyarakat dengan berbagai kegiatannya yang membutuhkan informasi, dapat menggunakan diagram Lancaster sebagai sistem organisasi informasi.
Diagram lancaster mempunyai peran penting dalam pengolahan dan pengorganisasian informasi, sehingga masyarakat perlu memahami sistem diagram ini dalam pengelolaan informasi digital.
Tidak sedikit masyarakat umum yang masih belum mampu mengorganisasikan informasi digital yang dikelolanya, sehingga mereka sering mengalami kesulitan dalam proses temu kembali. Diagram Lancaster hadir sebagai solusi untuk masyarakat yang masih kesulitan dalam mengelola informasi digital. Diagram tersebut dinamakan diagram Lancaster, karena digagaskan oleh pelaut Inggris, yang bernama James Lancaster.
Dengan menerapkan sistem diagram Lancaster pada pengorganisasian informasi, maka proses temu kembali dapat mudah untuk dilakukan.
Tahap-tahap sistem diagram Lancaster diawali dengan population of document, yaitu dengan mengumpulkan berbagai dokumen (informasi) yang kemudian dikelompokkan. Tahap kedua yaitu selection and aquisition, yaitu kegiatan menyeleksi dokumen-dokumen (informasi-informasi) berdasarkan kriteria tertentu, kemudian menyediakan alat bahan pustaka (sumber informasi) yang nantinya akan dibutuhkan.
Tahap ketiga yaitu conceptual analysis, yaitu memilah dokumen (informasi) berdasarkan spesifikasinya melalui description. Pada tahap ketiga tersebut, terdapat dua kegiatan yaitu abstracting (abstraksi gambaran suatu isi informasi), dan indexing (menentukan kata kunci pada setiao informasi sesuai kebutuhan).
Tahap keempat yaitu translation (penerjemahan) , dengan menerjemahkan informasi tersebut ke dalam bahasa yang mudah dipahami. Tahap kelima yaitu index of document, berupa katalog (databese) dari hasil penerjemahan informasi sebelumnya.Tahap keenam yaitu document of store, berupa tahapan penyimpanan dan penataan informasi.
Kemudian populations of user, yaitu kumpulan para pengguna informasi yang akan membutuhhkan kataloging pada index of document. Selanjutnya yaitu request, berupa peluang bagi user (pengguna informasi) untuk meminta bantuan kepada pengelola informasi ketika mendapat kesulitan terhadap pengorganisasian informasi.
Pihak pengelola dan pengguna harus menerapkan conceptual analyis yang sama agar bahan pustaka (sumber informasi) yang ditemukan tidak berbeda.