Dalam dunia pendidikan, pemberian tunjangan profesi kepada guru merupakan bentuk penghargaan atas profesionalisme mereka. Pemerintah, melalui Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 12 Tahun 2017, menegaskan pentingnya tunjangan ini dalam mendukung sistem pendidikan nasional. Namun, proses administrasi yang masih manual dan kurang efisien sering kali menjadi kendala dalam pengelolaannya.
Untuk mengatasi permasalahan ini, dilakukan penerapan Business Process Reengineering (BPR) dalam Sistem Manajemen Tunjangan Profesi Guru (SIM-TUN). Tujuannya adalah meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya operasional, serta meningkatkan kepuasan pegawai. Artikel ini membahas bagaimana digitalisasi dan perombakan proses bisnis melalui BPR dapat mengoptimalkan kinerja SIM-TUN.
Konsep Business Process Reengineering (BPR)
BPR adalah pendekatan yang berfokus pada perancangan ulang secara fundamental terhadap proses bisnis untuk meningkatkan kinerja organisasi secara drastis. Konsep ini pertama kali diperkenalkan oleh Michael Hammer pada tahun 1990 dan telah terbukti meningkatkan efisiensi organisasi dengan cara menghilangkan proses yang tidak perlu dan menerapkan teknologi modern.
Dalam konteks SIM-TUN, penerapan BPR bertujuan untuk:
- Menyederhanakan proses administrasi agar lebih efisien dan mudah diakses.
- Mengurangi biaya operasional melalui digitalisasi sistem.
- Meningkatkan kepuasan pengguna dengan layanan yang lebih cepat dan transparan.
Tantangan dalam Pengelolaan SIM-TUN
Sebelum diterapkannya BPR, SIM-TUN menghadapi beberapa kendala utama:
1. Proses login yang kompleks
Pengguna, termasuk guru dan administrator, harus menyelesaikan berbagai langkah verifikasi, seperti memasukkan kode unik dan mengisi informasi tambahan, sebelum mendapatkan akses ke sistem.
2. Ketidaksesuaian data antara SIM-TUN dan Info GTK
Sering kali data tidak diperbarui bersamaan dengan Info GTK, menyebabkan ketidakcocokan antara kedua sistem. Menyebabkan pengajuan SKTP tertunda akibat perbedaan data, terutama dalam status kepegawaian dan kelengkapan dokumen sertifikasi.
3. Pemberkasan manual yang memakan waktu
Pengajuan SKTP masih menggunakan dokumen fisik yang diverifikasi secara manual, dengan waktu verifikasi rata-rata 10-14 hari kerja, tergantung jumlah dokumen. Sistem manual ini juga meningkatkan risiko kesalahan, seperti kehilangan dokumen dan kesalahan data.
Implementasi BPR dalam SIM-TUN
Untuk mengatasi kendala tersebut, diterapkan beberapa perbaikan melalui pendekatan BPR, antara lain:
1. Penyederhanaan Proses Login
Implementasi Single Sign-On (SSO) memungkinkan pengguna mengakses sistem dengan satu akun tanpa verifikasi tambahan, mengurangi waktu orientasi dan mempermudah akses bagi administrator.
2. Integrasi Data dengan Info GTK
Penggunaan Application Programming Interface (API) memungkinkan pembaruan data secara berkala, mengurangi waktu pelaksanaan SKTP tanpa bergantung pada pembaruan manual dari administrator.