Di era digital yang kompetitif ini, organisasi di pelbagai sektor di Indonesia dihadapkan pada tantangan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional mereka, terlebih untuk Lembaga Amil Zakat (LAZ) yang seringkali berhadapan dengan kondisi anomali. Kondisi anomali membutuhkan strategi berbasis data dan analisis yang cepat untuk segera direspon. Dalam hal ini, penerapan Enterprise Resource Planning (ERP) menjadi solusi yang tepat untuk mengoptimalkan kinerja organisasi dan mentransformasinya secara digital untuk mendukung kelincahan organisasi menghadapi ketidakpastian dan perubahan yang seringkali tidak bersifat gradual, lebih bersifat mendadak.
ERP merupakan sebuah sistem terpadu yang mengintegrasikan pelbagai proses bisnis utama dalam organisasi, seperti keuangan, akuntansi, manufaktur, rantai pasokan, sumber daya manusia, dan manajemen proyek seperti yang sudah saya jelaskan dalam tulisan sebelumnya. Dengan ERP, organisasi dapat mengotomatisasi banyak tugas manual, meningkatkan visibilitas data, dan membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan informasi real-time.
Pada tulisan kedua saya ini tentang penerapan ERP dalam LAZ, beberapa manfaat fundamental yang bisa didapatkan secara langsung oleh organisasi ada beberapa hal. Misalnya, akan meningkatnya efisiensi operasional organisasi karena ERP mengotomatisasi banyak tugas manual, seperti pemrosesan pesanan, faktur, dan laporan keuangan, sehingga meningkatkan efisiensi dan produktivitas SDM. Kedua, akan meningkatkan akurasi data karena ERP mengintegrasikan data dari pelbagai divisi, sehingga menghasilkan data yang akurat dan real-time untuk mendukung pengambilan kebijakan-kebijakan kelembagaan yang bersifat strategis dan meminimalisir bias. Ketiga, ERP dapat meningkatkan visibilitas rantai pasok/aliran tata kelola organisasi sehingga memungkinkan organisasi untuk mengoptimalkan inventaris, mengurangi biaya, dan meningkatkan layanan donatur, mitra, dan mustahik. Keempat, ERP dapat secara langsung meningkatkan kolaborasi antar divisi dengan cara meningkatkan komunikasi dan efisiensi koordinasi sehingga kecepatan dalam eksekusi strategi yang tepat bisa jauh lebih ditingkatkan.
Beberapa organisasi profit di Indonesia misalnya, dalam penerapan ERP sudah merasakan langsung manfaatnya dalam pengembangan, misalnya penghematan biaya operasional, peningkatan laba karena kelincahan dan ketepatan pengambilan kebijakan strategis, dan penghematan biaya rantai pasok dalam produksinya. Salah satu perusahan telekomunikasi di Indonesia misalnya yang mengotomatisasi proses keuangan dan akuntansi, sehingga menghasilkan penghematan biaya sebesar Rp. 200 miliar per tahun. Salah satu bank nasional swasta di Indonesia meningkatkan visibilitas data untuk policy making yang lebih baik telah menghasilkan peningkatan laba sebesar 10% dibanding tahun sebelumnya. Salah satu manufaktur otomotif di Indonesia mengefisiensi 5% biaya rantai pasok produksi dengan penerapan ERP. Pelbagai manfaat fundamental penerapan ERP ini yang seharusnya menjadi fokus pengembangan organisasi LAZ di Indonesia untuk menghadapi perubahan dan anomali masa krisis pada masa depan.
Penerapan ERP dalam LAZ memang satu hal yang baru. Adaptasi pada perubahan memang menjadi prasyarat kebijakan, bahkan sejak dalam mind set stakeholder organisasi, sebelum diterapkan secara utuh dan luas dalam skup organisasi LAZ. Beberapa perubahan prinsip organisasi setelah transformasi digital melalui penerapan ERP sangat fundamental yang harus segera disiapkan di semua lini organisasi LAZ. Penerapan ERP setidaknya akan membawa perubahan pada prinsip "division focused menjadi process focused" yang akan mencairkan sekat-sekat antar divisi karena digitalisasi dan satu data. Perubahan prinsip selanjutnya adalah "berbasis data menjadi berbasis analisis" karena ERP sudah mengotomatisasi sekaligus menyediakan data yang dibutuhkan untuk melakukan analisis dan membuat keputusan yang lebih baik. Yang terakhir, akan merubah prinsip "fokus pada stabilitas menjadi fokus pada kelincahan" karena ERP memungkinkan organisasi LAZ untuk beradaptasi dengan perubahan dengan lebih cepat.
Penerapan ERP sebagai ejawantah transformasi digital LAZ merupakan langkah strategis bagi gerakan zakat di Indonesia untuk meningkatkan efisiensi kinerja dan mentransformasi diri secara digital. Ditambah dengan kondisi sosial ekonomi yang sebenarnya memaksa LAZ untuk lebih "kebal" terhadap anomali, krisis, dan perubahan-perubahan mendadak. Dengan pelbagai manfaat yang ditawarkan, ERP dapat membantu LAZ untuk mencapai tujuan dan amanat Undang-Undang Zakat sekaligus meningkatkan daya saing di tengah kompetisi era digital yang yang makin "edan" hari ini dan ke depannya.
Pada tulisan ketiga nantinya tentang "ERP dalam LAZ: Tanda Transformasi Digital Telah Berlangsung" saya akan menuliskan tentang beberapa perbedaan fundamental organisasi hari ini dengan masa lalu. Setidaknya, beberapa perbedaan fundamental itu berada pada bidang sumber daya manusia, cara bekerja, dan mind set kelembagaan dalam policy making. Bismillaah, semoga lekas terbaca publik.
