Pengantar
Analisis Kebutuhan Diklat (Traing Needs Analiysis) digunakan untuk mengukur kebutuhan Diklat suatu organisasi. Prinsip utama dari TNA adalah menganalisis kesenjangan, yang merupakan penilaian terhadap kesenjangan antara pengetahuan, keterampilan, dan sikap yang dimiliki saat ini (current Competencies) oleh orang-orang atau karyawan dalam organisasi dengan pengetahuan, keterampilan dan sikap yang dibutuhkan untuk memenuhi tujuan organisasi.
Jadi sebelum merancang, menganggarkan dan melaksanakan Diklat, sebaiknya harus dimulai dengan melakukan TNA.
Hasil dari TNA akan menjadi sebuah dokumen yang akan menentukan dan mampu menjawab pertanyaan :
Mengapa peserta memerlukan diklat ?
Keterampilan apa yang perlu dilatihkan ?
Siapa yang akan mengikuti diklat ?
Kapan mereka membutuhkan keterampilan baru ?
Di mana mungkin diklat dilakukan ?
Bagaimana mungkin keterampilan baru akan disampaikan ?
Metode Analisis Kebutuhan Diklat
Berikut adalah tiga skenario yang dapat dilakukan untuk menemukan kebutuhan diklat yang kita inginkan :
1. Penilaian Kinerja Karyawan
Dalam banyak organisasi, manajer membahas kebutuhan diklat dan pengembangan berdasarkan penilaian kinerja setiap karyawan. Biasanya, manajer bekerja sama dengan karyawan yang sedang dinilai untuk membangun sebuah Rencana Pengembangan Kinerja karyawan dengan mempertimbangkan:
· rencana dan strategi organisasi
· tujuan dan target karyawan
· hasil kinerja karyawan
· deskripsi peran karyawan
· umpan balik dari pelanggan internal / eksternal dan stakeholder, dan· karyawan menyatakan aspirasi karir
Dalam hal ini, organisasi meninjau dan mengklasifikasikan setiap kebutuhan dari karyawan dan menyusunnya menjadi program diklat yang tepat (atau intervensi lainnya).
Langkah berikutnya adalah untuk memprioritaskan kepentingan mereka dan agregat hasil dengan membuat daftar kursus dan nomor peserta terhadap satu kebutuhan. Kemudian menegosiasikan jadwal pengiriman karyawan ketempat dimana yang sesuai
2. Proyek Perbaikan
Kebanyakan, jika tidak semua, proyek perbaikan memiliki beberapa diklat karyawan yang terkait dengan mereka. Contoh proyek perbaikan mencakup upaya terencana dan terstruktur untuk mengurangi timbulnya cacat produk, meningkatkan volume penjualan dan mengurangi jumlah keluhan pelanggan. Di sini, TNA dimulai dengan menjelaskan target peningkatan terukur organisasi dan perilaku karyawan yang diperlukan untuk memenuhi target tersebut. Sebagai contoh, organisasi mungkin menetapkan target pengurangan 50 persen keluhan pelanggan pada akhir tahun. perilaku Karyawan yang diperlukan untuk mencapai target ini mungkin:
• empati mendengarkan keluhan pelanggan
• tindak lanjut rutin dari resolusi pengaduan
... dan sebagainya.
Pendekatan konsultasi kinerja dapat menjadi alat bantu, sehingga dengan pendekatan ini sebagai lembaga professional dalam diklat dapat melakukan konsultasi kinerja pada karyawan/orang-orang untuk mengidentifikasi penyebab kekurangan kinerja untuk selanjutnya diajadikan sebagai bahan untuk merencanakan kebutuhan diklat yang sesuai.
Untuk melakukan hal ini dapat berhasil, konsultan kinerja harus berpengalaman dalam metode perbaikan proses, teori motivasi dan praktek. Untuk proyek-proyek kecil, dapat menggunakan kinerja karyawan diagram alur yang sederhana.