UPT Perpustakaan Universitas Semarang merupakan salah satu perpustakaan yang berada dalam perguruan tinggi swasta di Semarang. Sebagaimana mestinya sebuah perpustakaan, UPT Perpustakaan USM turut melaksanakan tugasnya dalam memenuhi kebutuhan informasi pemustaka demi mendukung terwujudnya Tri Dharma Perguruan Tinggi. Kegiatan dalam perpustakaan USM telah dilakukan secara rutin dengan upaya untuk memberi fasilitas perpustakaan yang diinginkan pengguna perpustakaan, seperti menyediakan bahan bacaan yang berkualitas dan sesuai dengan keilmuan pengguna perpustakaan.
Dalam menyediakan bahan bacaan, Perpustakaan USM melalui beberapa kerjasama sehingga mendapatkan beberapa pemberian koleksi dari mitra kerjasama tersebut. Koleksi-koleksi tersebut kemudian mulai diolah oleh pustakawan di Perpustakaan USM yang diawali dengan input koleksi baru ke dalam spreadsheet terlebih dahulu sebelum data tersebut dimasukkan dalam database koleksi perpustakaan. Tujuannya adalah agar perpustakaan masih memiliki data cadangan jika data yang ada di database hilang atau terdapat error yang terjadi. Data koleksi yang dimasukkan di antaranya seperti judul buku, nama pengarang, nomor ISBN, juga klasifikasi koleksi. Saat memasukkan data koleksi baru, pustakawan juga sekaligus menuliskan nomor inventaris koleksi tersebut.
Proses pengelolaan koleksi selain dilakukan oleh pustakawan USM, juga dilakukan oleh para mahasiswa magang. Mahasiswa magang tersebut adalah empat orang mahasiswa Ilmu Perpustakaan Universitas Diponegoro angkatan 2020 yang sedang melaksanakan job training di Perpustakaan USM. Pelaksanaan job training ini dilakukan sejak tanggal 19 Desember 2022 sampai tanggal 10 Februari 2023 mendatang.
Mahasiswa magang di Perpustakaan USM
Selain melakukan pengolahan koleksi berupa inventarisasi koleksi baru, para mahasiswa magang turut melakukan pemeriksaan koleksi lama yang dimiliki oleh perpustakaan dengan pelaksanaan kegiatan stock opname. Kegiatan ini dilakukan untuk membenahi beberapa koleksi yang bermasalah. Terdapat berbagai hal yang perlu dipertimbangkan terlebih dahulu untuk melakukan stock opname, seperti waktu yang tepat untuk melakukan kegiatan tersebut agar tidak mengganggu pelayanan yang berlangsung di dalam perpustakaan.
Mahasiswa magang saat melakukan shelving
Setelah proses inventarisasi pada koleksi baru selesai dilakukan dan pemeriksaan terhadap koleksi lama yang telah selesai dibenahi, dilakukan shelving koleksi pada rak koleksi sesuai dengan nomor klasifikasi yang tertera pada punggung buku agar dapat segera dimanfaatkan oleh pemustaka.
