Rapat di kantor sepertinya sekarang sudah menjadi bagian dari masa lalu. Ruang kaca mewah tempat biasanya pertemuan karyawan berlangsung telah berubah menjadi ruang nyaman dalam rumah, kamar, atau kafe nongkrong favorit. Apa pun itu yang penting tetap mendukung kita melakukan aktivitas tanpa batas.
Sayangnya beberapa rapat virtual tim berakhir bagai mimpi buruk, terutama mereka yang tidak tahu banyak tentang fitur-fitur Zoom, Google Meet, CloudX Meeting, dan aplikasi konferensi video lainnya, ditambah lagi tak didukung kualitas jaringan internet terbaik.
Gelaran rapat virtual tak semudah kedengarannya. Apalagi kalau rapatnya melibatkan tim besar dengan jumlah di atas 20 orang, sampai ratusan orang. Anggota rapat mudah bosan karena mungkin mereka tidak memiliki kesempatan cukup untuk berbicara.
Para pemimpin rapat perlu diorganisir dan mengembangkan cara untuk membuat rapat online semakin efektif, singkat, tetapi tetap mencakup semua poin penting.
Tips Meningkatkan Efektivitas Rapat Online
Dua bulan terakhir, saya mengelola sebuah subkonten salah satu media online nasional. Cukup sering kami mengadakan rapat online, berikut pelatihan jarak jauh.
Cara lain saya melakukan aktivitas tanpa batas adalah bergabung dengan beberapa tim penulis menghasilkan buku-buku antologi. Alhamdulillah 2022 ini insya Allah saya dan teman-teman melahirkan empat buku antologi.
Dua buku telah terbit Januari dan Februari, sedangkan dua buku lainnya menyusul Maret dan April 2022. Salah satunya adalah buku alumni yang saya garap bersama teman-teman kuliah.
Bisa dibayangkan bagaimana intensnya rapat online kami. Tanpa dukungan provider terbaik, timeline yang sudah kami sepakati tidak akan berjalan mulus.
Nah, berikut lima tips dari saya untuk meningkatkan pengalaman dan efektivitas rapat online melalui konferensi video untuk menunjang aktivitas tanpa batas dari rumah.
1. Sediakan perlengkapan konferensi video terbaik
Salah satu masalah paling sering dihadapi peserta rapat online adalah kualitas audio dan video dari perangkatnya buruk. Banyak orang yang terpaksa bekerja jarak jauh tidak siap dengan perubahan ini.
Mereka terus mengandalkan mikrofon bawaan dari laptop, atau menggunakan mikrofon jadul alias model lama yang membuat suara mereka terdengar seperti sedang menggunakan walkie talkie.