Menyalin dan mencetak sejatinya menjadi salah satu biaya terbesar di dalam lingkungan kantor. Setidaknya para manajer kebutuhan kantor mesti mempertimbangkan banyak hal dengan seksama berkaitan dengan kebutuhan peralatan penyalin yang mereka butuhkan untuk segala penggunaan kantor. Dalam hal ini termasuk mesin fotokopi yang merupakan adalah investasi besar yang tidak mengharapkan adanya pengenaan biaya pemeliharaan secara terus menerus, termasuk mengganti biaya toner karena telah aus.
Dan tidak seperti kebanyakan printer rumahan, Mesin fotokopi kantoran tidak mudah untuk diperbaiki, atau bisa dirawat dengan sederhana agar bisa bertahan lebih lama. Di luar sekedar pergantian kartrid toner di mana anak anak pun bisa disuruh melakukannnya, merawat mesin fotokopi butuh perbaikan oleh teknisi bersertifikat.
Ditambah tantangan teknologis, para manajer pada akhirnya mesti memilih apakah mereka harus memakai mesin fotokopi hitam-putih (monochrome) atau mesin fotokopi berwarna? Setidaknya Ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dan ada beberapa alternatif kreatif tergantung pada situasi.
- Teknis dan biaya rincian dari mesin fotokopi dalam hal sederhana: Mesin monokrom jelas lebih murah daripada mesin fotokopi berwarna dalam setiap aspeknya. Dikarenakan teknologi yang lebih maju, dan hasil yang lebih “beradab” juga berkualitas untuk terpakai dalam jangka waktu ratusan tahun mendatang.
- Mesin fotokopi berwarna secara ukuran akan lebih besar dan lebih berat dari mesin monokrom. Saat mesin monokrom hanya membutuhkan 1 toner Drum (hitam) mesin warna membutuhkan 4 toner (hitam, kuning, cyan dan magenta).
- Mesin warna cenderung memindai lebih lambat dari mesin monokrom, bahkan saat memindai halaman hitam dan putih. Hal ini disebabkan fakta bahwa teknologi mesin fotokopi berwarna lebih kompleks.
Aspek kunci dari ruang kantor untuk dipertimbangkan:
- Apakah ruangan kantor cukup menampung mesin fotokopi berwarna? Idealnya, mesin fotocopy berwarna harus mendapatkan ruang sekitar enam inci pada setidaknya tiga sisi - terutama di mana wilayah ramah ventilasi. Karena tentunya Anda mesti menghindari situasi overheating yang merusak mesin fotokopi.
- Apa perkiraan volume copy untuk kantor, dan berapa banyak pekerjaan yang kemungkinan akan diajukan dalam waktu lima menit?
- Berapa banyak proporsi pekerjaan fotokopi warna dibandingkan dengan pekerjaan salinan hitam-putih? Walau tentunya ini merupakan opsional, karena dibanding melakukan outsourcing. Kantor besar lebih membutuhkan keberadaan mesin fotokopi berwarna untuk kepentingan pekerjaan yang lebih kompleks.
Dan akhirnya, keputusan tentang jenis mesin fotokopi apa yang akan dipilih, tidak bisa dianggap enteng. Walau tentu saja, manusia akan memilih teknologi yang lebih terbarukan dibanding teknologi lama.
