Intip Keseruan Mahasiswa Magang Ilmu Perpustakaan Undip dalam Kegiatan Pengolahan Bahan Pustaka di Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah

Semarang - Momen libur semester ganjil dimanfaatkan oleh mahasiswa Ilmu Perpustakaan Universitas Diponegoro untuk melaksanakan kegiatan magang wajib (job training) di berbagai lembaga informasi.

Selain sebagai mata kuliah wajib di prodi ilmu perpustakaan, kegiatan magang ini sekaligus menjadi ajang bagi mahasiswa untuk mengembangkan keterampilan diri sebelum terjun ke dunia kerja. Sebagaimana yang dilakukan oleh Ngabidah bersama 3 rekan lainnya, yaitu Amalia Khoerun Nisa, Kuril Hanik Azizah, dan Aurima Rahmani yang merupakan mahasiswa Ilmu Perpustakaan angkatan 2021 yang berkesempatan melakukan praktik kerja lapangan di Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah dimulai dari kurun waktu 27 Desember 2023 hingga 16 Februari 2024.

Tidak terbatas pada ilmu dan pengalaman baru, Ngabidah dkk juga mendapatkan relasi baru, baik dari pustakawan di perpustakaan tempat magangnya ataupun sesama rekan magang dari universitas ataupun sekolah lain. Selama menjalani kegiatan magang, pembagian tugas dilakukan dengan menggunakan sistem rolling, setiap minggu dengan dua mahasiswa dalam satu kelompok. Namun ada kalanya perpustakaan membutuhkan bantuan extra, sehingga sistem rolling dihentikan sementara, seperti halnya yang terjadi dalam kegiatan pengolahan bahan pustaka, dimana keempat mahasiswa magang di minta untuk membantu kegiatan seleksi dan pengolahan bahan pustaka baru.

Dokumentasi Pribadi

Kegiatan pengolahan bahan pustaka tersebut dimulai dengan penyebaran angket usulan buku kepada pemustaka guna mengetahui kebutuhan koleksi mereka, dan sebagai salah satu komponen penting dalam melakukan pengadaan buku baru di perpustakaan. Penyebaran angket tersebut dilakukan secara langsung di ruang layanan dewasa dan ruang referensi. Setelah angket tersebut dirasa cukup, kemudian dikumpulkan dalam satu file untuk keperluan seleksi bahan pustaka berdasarkan kebutuhan pemustaka. Selanjutnya kegiatan pengolahan bahan pustaka dimulai dengan kegiatan pengecapan pada koleksi baru yang bersumber dari hibah maupun pembelian. Pengecapan koleksi dilakukan dengan menggunakan 4 jenis cap, diantaranya cap inventarisasi, cap instansi, cap hibah, dan cap kepemilikan. Setelahnya, proses dilanjutkan dengan melakukan kegiatan inventarisasi pada koleksi yang telah dicap. Inventarisasi pada Perpustakaan Provinsi Jateng, dilakukan dengan 2 tahapan. Tahapan pertama yaitu dengan menginput data koleksi ke dalam excel atau Sinoban untuk mendapatkan nomor inventaris. Koleksi yang berasal dari hibah diinput ke dalam excel, sedangkan koleksi yang berasal dari pembelian diinput ke dalam aplikasi Sinoban. Pada tahap kedua, Ngabidah dkk tinggal menuliskan nomor inventaris tersebut kedalam cap inventaris yang telah dibubuhi pada halaman verso buku. 

Selanjutnya, Ngabidah dkk melanjutkan ke step pengolahan berikutnya yaitu kegiatan klasifikasi. Kegiatan klasifikasi ini dilakukan dengan berpedoman pada DDC 23 dan tajuk subjek baik secara digital maupun buku fisik. Setelah mencantumkan nomor klasifikasi pada koleksi, step selanjutnya yang dilakukan oleh Ngabidah dkk yaitu kegiatan katalogisasi. Kegiatan ini dilakukan dengan memasukan data bibliografi pada sistem informasi perpustakaan InlisLite. Begitu semua data berhasil diinput, Ngabidah dkk akan mendapatkan nomor barcode yang kemudian akan dituliskan menggunakan pensil pada halaman terakhir buku. 

Kegiatan dilanjutkan dengan perlengkapan, yaitu kegiatan yang dilakukan untuk memastikan semua komponen pada buku telah terpenuhi. Terdapat beberapa jenis kegiatan yang dilakukan oleh Ngabidah dkk pada step perlengkapan, diantaranya, pencetakan dan penempelan label nomor panggil buku, label barcode, label RFID, serta slip tanggal kembali pada koleksi. Step berikutnya yaitu kegiatan release yang berupa bentuk kegiatan pembuatan berita acara dan serah terima, yang kemudian akan diserahkan kepada pegawai atau individu terkait. Dan terakhir, step yang tidak kalah pentingnya yaitu kegiatan penempatan koleksi pada rak buku. Kegiatan ini dilakukan oleh Ngabidah dkk dengan memastikan penyusunan koleksi sesuai dengan nomor panggil (call number).

Pengalaman magang Ngabidah dkk dalam kegiatan pengolahan bahan pustaka di Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah telah memberikan wawasan yang berharga bagi mereka tentang dunia perpustakaan. Keterlibatan langsung dalam kegiatan pengolahan bahan pustaka memberikan kesempatan bagi Ngabidah dkk untuk menerapkan pengetahuan teoritis yang diperoleh selama studi mereka ke dalam praktik nyata. Dengan demikian, seusai magang ini mahasiswa berharap ilmu dan pengalaman yang diperoleh dapat memberikan sumbangsih pemikiran serta bekal keterampilan yang dapat diterapkan di dunia kerja maupun melanjutkan studi.