Apa bedanya sibuk dengan produktif? Yang saya tahu pasti orang yang bekerja itu sibuk, sedangkan produktif itu menghasilkan sesuatu hasil secara efektif dan efisien. Orang yang sibuk bekerja memanglah mengerjakan tuntutan pekerjaan, namun yang membedakannya dengan kerja produktif adalah adanya skala prioritas yang jelas dibentuk.
Skala prioritas sangat penting adanya karena menentukan pekerjaan berdasarkan penting "important" Dan mendesak "urgent". Orang yang sibuk tidak mementingkan, skala dan teknik semacam ini. Orang yang sibuk akan menganggap semua jobdesk itu sangat penting, yang akhirnya semua pekerjaan dilakukan di waktu yang bersamaan, yang dinamakan multitasking.
Yah, multitasking itu sah-sah saja, kalau hasil yang memuaskan dan energi dalam badan memungkinkan. Tapi, pastinya energi badan ada batasnya dalam melakukan pekerjaan. Jika ingin melakukan multitasking, perhatikan pula berapa banyak konsentrasi, waktu, energi yang dibutuhkan untuk melakukan berbagai macam pekerjaan, dan hasil utama dalam bekerja.
Misalkan begini, saya memiliki tugas rumah setiap harinya. Saya ingin bisa mengerjakan pekerjaan rumah, secara efektif dan efisien. Pagi hari ini, saya akan mengepel bagian intinya saja yang rentan kotor, baik dari bekas makanan yang tersisa maupun dari minyak yang membandel di lantai.
Karena saya ingin cepat mengerjakan pekerjaan, saya memanaskan minyak untuk memasak bakwan alias "bala-bala". Setelah minyak sudah panas, saya masukan adonan bakwan, Lalu saya asyik mengepel dari ruang tamu sampai pintu dapur sampai bersih.
Ternyata, bakwan saya malah menjadi gosong. Jadi, ada dua hasil di waktu yang bersamaan, yaitu: lantai yang bersih, dan bakwan yang gosong. Saya, tidak menyadari kalau bakwan gampang matang, karena kemarin juga memasak ikan tapi lama matangnya.
Nah, dari sini saya menyimpulkan kalau pekerjaan tersebut tergantung dengan kapasitas beban kerja itu sendirian.
Karena pada hakikatnya, mereka yang bisa melakukan "berbagai pekerjaan" Itu, melakukan pergantian waktu "ngeswitch" bukan multitasking. Maksudnya disini, tidak melakukan pekerjaan secara bersamaan dengan beban pekerjaan yang sama. Bahkan menurut berdasarkan penelitian Asosiasi Psikolog Amerika, multitasking dengan sama-sama mengerjakan beban yang sama dalam waktu yang bersamaan mampu menurunkan produktivitas itu sebanyak 40%.
Maka disinilah kita perlu melakukan skala prioritas, skala prioritas tentunya merupakan manajemen pekerjaan untuk menghasilkan hasil yang optimal. Skala prioritas, didasarkan pada kebutuhan yang paling penting dan mendesak, hal ini disesuaikan hukum kelangkaan yang bersikap mutlak.
Karena semua yang kita butuhkan, belum tentu semuanya tersedia. Skala prioritas diperkenalkan oleh Steven R. Covey dalam bukunya "First Things First". Kita perlu menyingkirkan kebutuhan yang tidak mendesak, demi mengejar kebutuhan yang mendesak.