Rapat tidak dapat dipisahkan dari organisasi bisnis.
Ia merupakan bagian dari proses bisnis. Rapat begitu penting karena dapat menghasilkan ide-ide baru untuk kemajuan bisnis.
Sering kali hasil rapat tidak sesuai dengan ekspektasi karena pemimpin rapat tidak dapat menjelaskan topik kepada peserta. Selain itu tidak mempersiapkan rapat dengan baik.
Pemimpin rapat memegang peranan penting, untuk memastikan rapat berjalan lancar dan menghasilkan keputusan yang baik. Untuk itu dibutuhkan beberapa kiat dalam memimpin rapat :
Persiapan Sebelum Rapat
Berikut ini beberapa hal yang perlu dipersiapkan sebelum rapat diselenggarakan:
#1. Persiapan Rapat
Pemimpin rapat harus mempersiapkan rapat yaitu dengan menentukan topik. Kuasai topik dengan baik dan dapat mencari informasi dari rekan kerja atau bawahan untuk memberikan wawasan.
Jika perlu susunlah dalam format power point untuk presentasi. Minimal tuliskan poin-poin pada buku agenda, agar pembahasan tidak menyimpang dari topik.
#2. Peserta Rapat
Tentukan peserta rapat siapa saja yang berkepentingan dengan topik yang akan di bahas. Misalnya topik meningkatkan penjualan selama bulan puasa, bisa saja mengundang bagian keuangan karena menyangkut biaya dan produksi terkait dengan jumlah produksi.
Jangan sampai ada departemen yang terlupa untuk diundang, karena rapat tidak akan efektif dan bisa berakibat orang lain tersinggung.
#3. Membuat Undangan
Usahakan undangan jangan terlalu mendadak supaya ada kesempatan peserta untuk mempersiapkan diri. Jangan lupa cantumkan topik dan data apa yang harus dibawa peserta, misalnya jumlah cash in dan jumlah produksi selama bulan puasa.
Alangkah baiknya satu hari sebelum pelaksanaan diingatkan kembali agar tidak lupa, sekaligus untuk memastikan (konfirmasi) kehadiran.
#4. Tempat dan Akomodasi
Pemimpin rapat memberitahukan kepada bagian umum untuk menyiapkan rapat. Meliputi ruangan, tempat duduk, proyektor, papan tulis dan sebagainya.