Rabu (26/6), mahasiswa KKN Universitas Negeri Malang menyelenggarakan salah satu program kerjanya yaitu pelatihan pengarsipan data pada seluruh Perangkat Desa Balearjo, Kecamatan Pagelaran, Kabupaten Malang.
Pelatihan ini dimulai pada jam 11.00 WIB dan dilaksanakan di kantor Balai Desa Balearjo. Peserta pelatihan terdiri dari perangkat desa Balearjo, mengikuti rangkaian acara dengan baik dan antusias. Ujar Anggraeni Cahyaningtyas selaku ketua pelaksana "pelatihan kearsipan ini dibuat untuk mempermudah para perangkat Desa Balearjo tentang bagaimana mengarsipkan Surat Masuk, Surat Keluar dan sebagainya".
Sekretaris Desa Balearjo Bapak Zainuddin memberikan sambutan serta membuka acara Pelatihan Pengarsipan Data. Beliau menyampaikan rasa terima kasih atas diadakannya Pelatihan Kearsipan karena pelatihan tersebut sangat membantu dalam hal pengarsipan data di Desa Balearjo.
Setelah sambutan yaitu penyampaian materi dan praktik langsung. Materi kearsipan disampaikan oleh Ayu Dyah Ramadani dan Riska Olivia Nugraheni. Kegiatan pelatihan pengarsipan data ini menggunakan software Microsoft Acces. Dengan Microsoft Access ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi perangkat Desa Balearjo dalam hal mengelola dokumen secara efektif.
Selama pelatihan berlangsung ada beberapa perangkat desa yang kurang memahami komputer, sehingga setiap perangkat desa didampingi 1 mahasiswa KKN agar acara pelatihan berlangsung dengan lancar. Pelatihan berlangsung selama 2 jam dan diakhiri oleh penutup dan doa.
Proses Pelatihan/dokpri
Sebelumnya, Bapak Tasemat selaku Penanggung Jawab Desa Balearjo menyampaikan bahwa perangkat desa merasa kesulitan dengan pengarsipan yang dilakukan sekarang karena masih manual ditulis di buku, hal ini memakan waktu yang cukup lama saat proses pencarian data.Elektronik arsip (e-arsip) sangat penting untuk pengarsipan dalam surat menyurat khususnya untuk kantor desa. Hal inilah yang membuat mahasiswa KKN Universitas Negeri Malang di Desa Balearjo mengadakan pelatihan pengarsipan data bagi perangkat Desa untuk membantu meningkatkan kemampuan dalam menyusun kearsipannya.
Selain itu juga untuk memudahkan dalam pencarian dan pengindekan arsip. Dari pelatihan ini Mahasiswa KKN Universitas Negeri Malang berharap dapat memudahkan perangkat Desa Balearjo dalam mengarsipkan surat masuk, surat keluar dan data-data penting lainnya.