Mengembangan Organisasi yang Baik

Oleh: M. Kuncara Budi Santosa, pemerhati pengembangan Lembaga, kapkuncara@gmail.com

Beberapa waktu yang lalu, saya membuat laporan  keuangan akhir tahun tentang posisi keuangan sebuah Organisasi atau Lembaga Nir Laba yang bergerak di dalam bidang pendidikan.

Setelah berjalan selama 8 tahun, ternyata Lembaga tersebut sudah mendapatkan dana dari berbagai sumber sebesar 36 miliar. Pengeluaran  Lembaga selama 8 tahun adalah 24 miliar, atau rata-rata sebesar 3 miliar per tahun. Sedangkan aset yang dilaporkan pada akhir periode adalah sebesar 12 miliar, di mana komposisi asset terdiri dari 2 miliar berbentuk dana program, 1 miliar berbentuk dana program yang diinvestasikan untuk sementara waktu (shringking fund), 7 miliar abadi (endowment fund) yang diinvestasikan dengan hasil rata-rata 12% per tahun, dan 2 miliar dalam bentuk rumah untuk kegiatan. Hasil rata-rata dana investasi hampir mencapai 1 miliar per tahun.

Terus terang, saya cukup senang dengan hasil kerja keras seluruh manajemen dan anggota Lembaga. Menurut saya, Lembaga ini sudah masuk mandiri tahap ke dua, di mana hasil internal income-nya sudah dapat menutup biaya gaji dan biaya operasional kantor setiap tahunnya. PR selanjutnya tinggal bagaimana Lembaga mengupayakan untuk dapat mandiri tahap ketiga, di mana pendapatan Lembaga dapat menutup seluruh biaya operasional dan non operasional lainnya.

Jika diasumsikan tidak ada pendapatan lain, maka Lembaga ini akan dapat bertahan hidup selama 4 tahun ke depan. Dan jika diasumsikan bahwa lembaga akan mendapatkan dana dari internal income dan dari dua donatur utamanya, maka Lembaga akan dapat melaksanakan kegiatan tanpa mengurangi kualitas kegiatan selama 7  tahun ke depan.

Jika Lembaga diinginkan ingin hidup untuk selamanya, maka ada beberapa hal yang perlu diperhatikan:

• 
  
• Manajemen dengan Visi yang kuat. Ciri Lembaga yang baik adalah memiliki personil manajemen dan staff yang kuat dan bervisi ke depan. Jika suatu Lembaga sudah memiliki hal ini, tinggal bagaimana secara terus menerus mengembangkan visi, misi, kapasitas dan kemampuan setiap personilnya. Ciri manajemen yang kuat ditandai dengan kekokohan system secara keseluruhan, di mana Lembaga tidak akan terganggu dengan keluar masuknya personil terhadap jalannya Lembaga secara keseluruhan.
  

• 
  
• Administrasi yang baik. Ciri organisasi yang baik adalah memiliki transparansi, akuntable, reliability dan auditable, baik dari sisi administrasi akademik, administrasi keuangan maupun administrasi organisasi secara keseluruhan. Jika suatu lembaga sudah memiliki ini, tinggal bagaimana menyempurnakannya secara terus menerus, terutama dalam hal pengembangan filing system dan meng-institusional-kan knowledge/kapasitas individu menjadi knowledge/kapasitas Lembaga. Meng-institusional-kan individual menjadi institutional knowledge/capacity akan berefek strategis bagi Lembaga ke depan.
  

• 
  
• Sumber donasi yang banyak. Ciri organisasi yang baik adalah tidak bergantungan pada sumber dana dari donatur tertentu. Akan sangat berbahaya, jika suatu Lembaga memiliki ketergantungan sumber dana pada donatur-donatur tertentu.  Usaha-usaha yang perlu dilakukan selain terus mempertahankan donatur utama yang sudah ada, juga perlu diimbangi dengan mencari donatur-donatur baru dan juga pengembangan internal income.
  

• 
  
• Sumber internal income yang baik. Ciri organisasi yang kuat adalah memiliki sumber internal income untuk menggantikan ketergantungan pada donatur tertentu. Semakin besar internal income maka semakin kuat Lembaga tersebut untuk bertahan hidup. Dengan penghasilan investasi yang ada, paling tidak Lembaga sudah bisa menutup 30% dari pengeluaran setiap tahunnya.
  

Untuk mewujudkan hal-hal tersebut diatas, selain melanjutkan program-program yang sudah ada supaya dapat berkontribusi maksimal kepada masyarakat, juga perlu ditambahkan beberapa hal:

• 
  
• Memperkuat kemandirian dan legalitas Lembaga untuk mengurangi ketergantungan terhadap salah satu pendiri/donatur tertentu. Pengembangan dan pemantapan Legalitas yang mandiri terhadap para pendiri/donatur akan berdampak strategis ke depan.
  

• 
  
• Terus memperbanyak kerjasama dengan institusi-institusi lain, terutama dalam bidang-bidang yang menjadi kompetensi Lembaga, misalnya dalam pengembangan akademik atau keilmuan tertentu.
  

• 
  
• Perlu merekrut staf khusus yang fokus ke penulisan proposal kegiatan atau pengembangan endowment fund. Tugas staf khusus ini juga perlu melakukan mapping dan penggalian potensi anggota Lembaga, membuat proposal kegiatan dan menyerahkan pelaksanaan kegiatan kepada anggota Lembaga. Semakin banyak proposal kegiatan yang melibatkan seluruh anggota Lembaga akan memperkuat kapasitas anggota Lembaga, akan menghemat dana Lembaga, dan bersifat strategis pengembangan Lembaga ke depan.
  

• 
  
• Perlu menjaga dan mempertahankan donatur-donatur yang sudah ada dan mencari donatur-donatur baru dan mengembangkan internal income sendiri.
  

• 
  
• Terus memperbesar kontribusi internal income terhadap total pendapatan per tahun, untuk menyeimbangkan dan mengurangi ketergantungan pada donatur-donatur tertentu.
  

• 
  
• Terus memperbesar kapastias manajemen dan staff dengan memperbanyak training, pelatihan, workshop, pendidikan, pertukaran anggota Lembaga dengan institusi lain untuk mengembangkan wawasan anggota Lembaga.
  

• 
  
• Terus memupuk rasa memiliki Lembaga dengan membuat berbagai kegiatan ringan yang memperkuat ikatan kekeluargaan diantara anggota Lembaga seperti makan bersama, outing/outbound, piknik, studi banding, atau pertemuan-pertemuan lain yang di desain secara khusus lainnya.
  

• 
  
• Memisahkan secara tegas dan jelas keuangan Lembaga dengan keuangan para pendiri atau keuangan donatur lembaga. Pemisahan keuangan ini akan berdampak strategis bagi pengembangan Lembaga ke depan.
  

• 
  
• Mengembangkan kegiatan-kegiatan lain terutama yang berkaitan dengan kompetensi Lembaga seperti pengembangan kegiatan riset, pengembangan workshop, konferensi, diskusi, pelatihan, dll. Menyeimbangkan kegiatan yang menjadi kompetensi Lembaga dan kegiatan yang bersifat keakraban diantara para anggota Lembaga juga akan memberikan  dampak strategis bagi pengembangan Lembaga ke depan.