Menangani reservasi terdengar mudah, tetapi persepsi Anda akan berubah ketika Anda memiliki klinik kecantikan atau kesehatan dengan jumlah pasien yang semakin bertambah setiap hari. Mungkin klinik tidak pernah sepi dari pasien, tetapi pernahkah Anda berpikir berapa banyak keuntungan yang bisa Anda raih jika Anda bisa menangani reservasi pasien dengan lebih cepat setiap hari?
Saya pernah berlangganan di salah satu klinik kecantikan yang terkenal di Jakarta. Saya mungkin salah satu dari ratusan pasien yang sering gagal melakukan reservasi di sana. Penyebabnya bukan karena situs web yang error atau jadwal yang sudah tidak tersedia, melainkan jaringan telepon yang selalu sibuk.
Klinik tersebut hanya mengizinkan pasiennya untuk meminta reservasi via telepon dan mereka harus menunggu beberapa menit sampai akhirnya staf menemukan jadwal konsultasi yang tersedia untuk mereka. Kini saya dan beberapa teman saya memutuskan untuk pindah ke klinik lain yang proses reservasinya lebih cepat dan mudah.
Pengalaman saya itu mungkin juga dialami oleh pasien di klinik Anda, tetapi Anda tidak menyadarinya. Bayangkan berapa banyak calon pasien yang mungkin terlewatkan oleh Anda hanya karena manajemen reservasi yang kurang efisien? Berikut ini adalah lima cara yang dapat Anda lakukan untuk menangani reservasi pasien dengan lebih cepat dan efisien yang dapat membantu meningkatkan keuntungan Anda.
1. Sediakan Beberapa Metode Reservasi
Satu metode reservasi saja tidak pernah cukup. Pasien Anda memiliki preferensi komunikasi yang berbeda. Ada pasien yang lebih suka melakukan reservasi melalui telepon, ada juga yang lebih suka melakukannya secara online.
Jadi, cara terbaik yang bisa Anda lakukan adalah dengan menyediakan beberapa metode reservasi sekaligus, baik online maupun offline. Tentukan admin yang bertanggung jawab mengangkat telepon, membalas SMS dan email, merespons pertanyaan pasien melalui live chat, dan mengelola reservasi pasien di situs web.
2. Buat Sesi Terpisah untuk Jadwal Pertemuan/Konsultasi
Staf Anda akan kewalahan bila mereka harus menangani reservasi tanpa henti dan mereka akan sulit mencocokkan jadwal konsultasi yang diminta oleh pasien dengan slot yang tersedia.
Untuk menanggulangi masalah ini, sebaiknya buatlah dua atau tiga sesi konsultasi dalam sehari. Misalnya, sesi pertama dilaksanakan pagi hari pada jam 8 hingga jam 12, sesi ke-dua dilaksanakan pada jam 1 hingga jam 4 sore, dan sesi terakhir dilaksanakan pada jam 5 hingga jam 8 malam (tergantung jam operasional klinik Anda). Jika sudah tidak ada slot yang tersedia di sesi pertama, maka staf bisa menawarkan pasien untuk datang di sesi ke-dua atau ke-tiga.
3. Izinkan Pasien untuk Mengatur Jadwal Appointment Sendiri