Inventaris merupakan aset penting bagi perusahaan yang bergerak di bidang ritel, grosir, dan manufaktur. Perusahaan harus bisa mengelola inventaris nya dengan baik guna memastikan pemenuhan kebutuhan bagi pelanggan atau konsumen mereka. Akan tetapi, menyimpan stok dalam jumlah besar sangat berisiko.
Perusahaan terkadang sulit mengidentifikasi stok yang hilang atau memastikan apakah jumlah stok yang dimiliki benar-benar akurat atau tidak. Untuk menghindari kehilangan stok barang, Anda perlu strategi pengelolaan stok yang tepat. Berikut ini adalah beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk mengurangi risiko kehilangan inventaris sekaligus menjaga tingkat persediaan Anda.
1. Tentukan Penanggung Jawab Inventaris
Anda harus menetapkan salah satu karyawan Anda untuk berperan sebagai inventory manager. Orang yang bertanggung jawab terhadap inventaris harus benar-benar mengerti mengenai manajemen inventaris. Ia harus bisa memberikan laporan terkait persediaan stok Anda, seperti jumlah stok yang dimiliki, stok yang masuk dan keluar, penilaian stok, dan lain-lain. Manajer inventaris juga bertugas mengelola penyesuaian stok, audit inventaris, pengembalian stok, pengisian ulang, dan sebagainya.
2. Tingkatkan Keamanan di Gudang atau Toko
Salah satu cara paling efektif untuk mengurangi risiko kehilangan inventaris adalah dengan meningkatkan keamanan di gudang atau toko Anda.
Ini sangat diperlukan terutama jika Anda memiliki toko berukuran besar dan jumlah stok yang sangat banyak. Pasang kamera CCTV di gudang dan koridor toko Anda dan pasang password pada pintu gudang Anda. Berikan akses untuk masuk dan keluar gudang hanya untuk mereka yang bertanggung jawab pada stok Anda.
3. Beri Label untuk Setiap Barang
Pemberian label pada barang sangat penting untuk memudahkan Anda melacak stok. Ini dilakukan sebagai upaya untuk memastikan seluruh stok tercatat dengan baik sehingga mengurangi risiko kehilangan inventaris.
Pastikan seluruh barang Anda sudah memiliki kode SKU dan UPC sehingga Anda dapat dengan mudah melacak stok menggunakan SKU dan barcode scanner. Anda bisa menggunakan sistem barcode yang terintegrasi dengan inventaris untuk memudahkan Anda melacak dan membuat barcode untuk barang-barang baru.
4. Atur Tingkat Persediaan Stok
Mengatur tingkat persediaan akan menjauhkan Anda dari penyusutan inventaris. Tentukan batas minimum stok Anda setiap waktu. Jika tingkat persediaan berada di bawah batas minimum, ini berarti Anda harus segera memesan ulang ke supplier Anda.
Jangan memesan stok terlalu banyak, sebab kelebihan stok bisa menimbulkan banyak masalah juga, seperti kerusakaan, pembusukan, dan meningkatkan risiko kehilangan inventaris karena disimpan terlalu lama. Oleh karena itu, penting sekali untuk melakukan forecasting agar Anda selalu memesan stok dalam jumlah yang cukup (tidak kurang dan tidak berlebihan)
5. Lakukan Inventory Tracking Secara Berkala
Tidak ada cara yang lebih manjur untuk menjaga inventaris Anda ketimbang pengecekan inventaris secara berkala. Bandingkan jumlah stok yang Anda miliki di gudang atau di toko dengan jumlah yang tercatat di sistem. Ini dinamakan juga dengan stock opname.
Pastikan tidak ada selisih antara hasil penghitungan stok manual dengan jumlah persediaan yang ada di sistem. Tidak ada waktu yang pasti untuk melakukan pengecekan inventaris (Anda bisa melakukannya kapan pun diperlukan), akan tetapi banyak perusahaan yang melakukannya di setiap akhir periode.