Stock Opname atau yang dikenal juga dengan istilah stocktaking merupakan salah satu kegiatan paling penting dalam bisnis retaildan grosir. Kegiatan ini merupakan persyaratan umum dari sistem persediaan periodik dan mungkin juga diperlukan sebagai bagian dari audit tahunan perusahaan. Untuk memahaminya secara lebih jelas, simak pembahasan berikut ini.
Apa yang dimaksud dengan Stock Opname?
Stock Opname adalah kegiatan penghitungan persediaan fisik atau barang dagangan yang dimiliki oleh suatu perusahaan. Petugas yang bertanggung jawab melakukan kegiatan ini harus mengidentifikasi setiap barang, menghitungnya, dan meringkas jumlahnya.
Tujuan dilakukannya kegiatan ini adalah untuk memastikan keakuratan catatan pembukuan yang merupakan salah satu prosedur dalam Sistem Pengendalian Internal (SPI).
Melakukan Stock Opname sebenarnya cukup menyita waktu, karena Anda harus menghitung dan memeriksa kondisi barang Anda secara manual. Untuk mengefisiensikan waktu, kini banyak perusahaan yang melakukan penghitungan stok dengan menggunakan sistem barcode. Sistem ini dapat membantu perusahaan menghitung jumlah dan mengecek kondisi barang secara cepat dan akurat.
Pada dasarnya, Stock Opname tidak hanya penting dilakukan oleh perusahaan retail dan grosir saja, tetapi juga oleh perusahaan yang bergerak di industri lainnya seperti manufaktur dan food and beverage. Sebab, setiap perusahaan perlu memastikan bahwa jumlah barang yang mereka miliki sama dengan jumlah barang yang tercatat dalam sistem komputer mereka.
Apa saja fungsi dari Stock Opname?
Stock Opname tidak hanya berfungsi untuk menghitung dan mengecek stok yang dimiliki perusahaan saja, tetapi juga untuk menghitung kas, aktiva, utang, dan piutang. Di perusahaan retail dan grosir, kegiatan ini biasanya dilakukan menghitung jumlah persediaan barang dagangan dan kas. Sementara di perusahaan manufaktur, kegiatan ini dilakukan untuk mengetahui stok bahan baku, barang setengah jadi, dan barang jadi.
Jika ada perbedaan yang ditemukan antara hasil penghitungan manual dengan jumlah persediaan yang ada di sistem, maka solusinya tergantung pada kebijakan masing-masing perusahan.
Pada umumnya, bila ada selisih di antara keduanya, maka perusahaan perlu melakukan pengecekan ulang untuk mengetahui apakah telah terjadi kesalahan dalam penghitungan atau memang ada selisih antara keduanya. Selanjutnya, hasil pengecekan ulang tersebut bisa diserahkan ke bagian akuntansi untuk membuat jurnal penyesuaian dan melakukan stock adjustment di sistem.
Kapan Stock Opname harus dilakukan?
Stock Opname biasanya dilakukan setiap akhir bulan atau akhir tahun. Namun, setiap perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda dalam melakukan kegiatan ini sesuai dengan kebutuhan dan kepentingan mereka. Umumnya, kegiatan ini dilakukan pada akhir bulan, setiap tiga bulan sekali, setiap empat bulan sekali, atau pada akhir tahun.
Di perusahaan-perusahaan retail dan grosir besar dengan SPI yang baik, Stock Opname biasanya dilakukan setiap sebulan sekali. Umumnya persiapannya dilakukan seminggu hingga satu hari sebelum kegiatan dilakukan. Melakukan kegiatan ini secara berkala akan membantu perusahaan untuk mengantisipasi perbedaan jumlah stok lebih awal sehingga perusahaan tidak akan terlalu mengalami kesulitan saat mencari penyebabnya.
Untuk membantu perusahaan Anda dalam mengelola stok barang secara efisien, Anda bisa mengandalkan bantuan Software Manajemen Inventaris. Sistem ini sudah banyak digunakan oleh berbagai perusahaan berskala kecil dan besar, terutama perusahaan grosir dan retail yang memiliki beberapa toko dan gudang di lokasi yang berbeda.