Kantor merupakan sebuah tempat yang digunakan sebagai sarana untuk bekerja sehingga pekerja mendapatkan bayaran. Itu berarti bahwa kantor tentunya menjadi sebuah sistem yang terdiri atas sedikit pimpinan dan beberapa bawahan. Kantor memiliki sistem penyelesaian bekerja yang dilakukan dalam rentang waktu tertentu. Karena berbentuk sistem itulah, kantor memiliki beragam potensi masalah. Masalah dapat terjadi antara atasan dengan atasan, bawahan dengan bawahan, atasan dengan bawahan, dan kantor dengan lingkungan.
Jika sebuah kantor dapat mengatasi beragam masalah tersebut, tentunya semua itu sangat dipengaruhi kemapanan dan kreativitas pimpinan. Sebenarnya masalah dapat digunakan sebagai pendewasa bagi semua yang terlibat dalam sistem kerja tersebut. Oleh karena itu, masalah justru sering memberikan banyak keuntungan jika semua komponen dapat mengelola masalah tersebut ke ranah yang benar. Oleh karena itu, kita sepertinya perlu belajar mengelola masalah.
Berkenaan dengan beragam masalah kantoran, saya akan berbagi pengalaman tentang kepengelolaan masalah. Kebetulan saya sudah terlibat dalam beragam sistem kerja. Sejak mengenal dunia kerja pada tahun 1991 hingga sekarang, saya dapat menganalisis beragam masalah itu. Pada akhirnya, saya pun dapat mendeskripsikan beragam langkah yang digunakan untuk mengatasinya. Ada tiga cara mengatasi masalah yang sering didera sebuah perkantoran.
Membuat Tim Olahraga
Olahraga dapat digunakan untuk mengatasi beragam masalah yang terjadi di kantor. Olahraga memiliki beragam jenis: ada yang berbentuk tim atau kelompok dan ada yang perseorangan atau individu. Olahraga yang berbentuk tim dapat dilihat seperti sepak bola, futsal, bola voli, basket dan lain-lain. Olahraga yang berbentuk individual dapat dilihat seperti tenis lapangan, badminton, tenis meja, renang, catur dan lain-lain.
Jika diperhatikan dengan saksama, sebenarnya sebuah tim olahraga tentu hanya akan membela sebuah nama alias satu lembaga. Atas dasar itulah, olahraga sangat bermanfaat untuk mengembalikan kerukunan dan kekompakan sesama pekerja dalam sebuah kantor. Pada kesempatan berolahraga itulah, sesama pekerja dapat saling berinteraksi dan berkomunikasi sehingga terjadi keterbukaan atas masalah yang dimilikinya. Karena semua pihak sudah saling terbuka, solusi atas masalah pun mudah ditemukan. Pada akhirnya, masalah yang menjadi penghambat kerja justru dapat merekatkan hubungan sesama.
Mengadakan Acara Keluar
Sebuah kantor tentunya memiliki beragam seksi atau unit. Dari sekian banyak seksi, semestinya kantor memiliki seksi kekeluargaan. Pada beberapa kesempatan, seksi kekeluargaan sangat bermanfaat bagi kantor. Kebermanfaatan seksi kekeluargaan ini akan semakin terasa ketika kantor memiliki masalah. Jembatan komunikasi antara manajemen dengan pekerja adalah seksi ini. Oleh karena itu, seksi kekeluargaan mestinya memiliki beragam program kerja.
Salah satu program yang tak boleh dilupakan seksi kekeluargaan adalah acara keluar atau outbound. Acara yang diadakan kantor ini sangat bermanfaat untuk membangun sinergisitas antarkomponen manajemen. Kebanyakan para pekerja enggan untuk mengeluarkan uneg-uneg-nya di kantor. Namun, mereka sangat mudah diajak berbicara jika situasi dibuat gembira. Dan out bound atau studi wisata termasuk cara yang dapat dipilih.
Saling Berkunjung ke Rumah Rekan
Dalam sebuah kantor, sering pekerja melakukan bolos kerja. Lalu, beberapa pekerja saling melempar berita. Atas dasar ketidaktahuan, maka menyebarlah fitnah. Karena ketidakpekaan masalah, fitnah itu menyebar sehingga meluas. Pada akhirnya, fitnah itu menjadi masalah besar yang mengganggu stabilitas kantor. Jika sudah terkondisi demikian, kantor berubah menjadi tempat yang tidak kondusif untuk bekerja. Karena ketidaknyamanan itu, akhirnya produktivitas kerja pun menurun.
Jika situasi yang demikian sudah tercium, hendaknya kita segera bertindak sejak dini. Sebelum masalah itu meledak, hendaknya kita berusaha mencari akar masalah. Mengapa pekerja itu tidak masuk? Benarkah pekerja tidak masuk karena beralasan seperti tertulis dalam surat atau SMS? Untuk mengetahui kondisi secara pasti, sebaiknya kantor mengutus staf untuk mengecek kebenaran atas berita itu. Dan jika memang isi berita itu benar, sebaiknya kantor segera menyusun rencana untuk mengadakan kunjungan ke rumah pekerja tersebut. Tidak harus diikuti semua pekerja, tetapi dapat pula dilakukan secara perwakilan.
---
Pagi tadi (Minggu, 19 Februari 2012), saya berolah raga tenis bersama dengan teman-teman anggota klub tenisku. Kebetulan saya menjadi anggota Klub Tenis Inten (Ikatan Tenis Ngeseng) sejak 2005. Klub-ku menggunakan lapangan tenis SMA Negeri 1 Gemolong Kabupaten Sragen. Klub-ku memiliki anggota sekitar 30 orang yang berasal dari beragam daerah, profesi, agama, dan kelas sosial. Kami sudah memiliki jadwal yang lumayan teratur, baik jadwal untuk berlatih maupun untuk bertanding ke lain daerah.
Semua anggota klub boleh mengusulkan waktu untuk berlatih. Kebetulan saya mengambil waktu untuk berlatih pada setiap Minggu pagi. Saya memiliki kesempatan untuk bermain antara jam 06.00-10.00. Sebelum bermain itulah, kami sering berdiskusi dengan anggota klub. Kami dapat mengetahui beragam informasi tentang kondisi teman-teman yang memiliki masalah. Dan kami pun saling bahu-membahu membantu rekan yang bermasalah.
Karena klub ini dihuni oleh anggota dengan beragam latar, saya dapat menangkap manfaat yang luar biasa. Ketika anggota klub memiliki masalah kedinasan, kebetulan kepala dinas menjadi anggota klub. Ketika anggota klub mendapat masalah hukum, kebetulan banyak aparat juga menjadi anggota klub. Ketika anggota klub mendapat masalah bisnis, begitu banyak pengusaha menjadi anggota klub. Ketika anggota klub menderita sakit, begitu banyak anggota klub yang berprofesi sebagai dokter. Semua anggota klub ringan tangan membantu anggota klub lainnya untuk mengatasi beragam masalah yang dihadapinya.
Seperti informasi yang saya dapatkan tadi pagi pula. Sambil makan ketan yang dibungkus daun pisang, duku, thiwul, karak (sejenis kerupuk dari nasi), gethuk, dan beragam penganan khas kampung, saya mendapatkan informasi berharga. Ternyata saat ini ada anggota klub yang sakit. Lalu, kami pun berencana untuk menengoknya secara bersama-sama, seperti pepatah ringan sama dijinjing dan berat sama dipikul. Memang benar: tiada masalah yang tiada terpecahkan.
Teriring salam,