Jiman, seorang mahasiswa dari Institut Teknologi dan Bisnis Ahmad Dahlan, telah mengambil langkah monumental dalam meningkatkan kapasitas digital perangkat desa di Kecamatan Tinombo Selatan. Melalui kegiatan sosialisasi dan pelatihan, dengan mengajarkan penggunaan sistem informasi desa secara online yang mencakup berbagai aspek krusial seperti surat-menyurat, transparansi anggaran, hasil-hasil pembangunan, statistik kependudukan, serta fasilitasi pembuatan website dan domain. Dengan sistem digital, data kependudukan dapat dikelola dengan lebih baik dan lebih mudah diakses oleh perangkat desa. Proses surat menyurat pun menjadi lebih cepat dan efisien. Menggunakan sistem digital dalam pengelolaan surat menyurat memiliki berbagai keuntungan dibandingkan metode manual. Berikut beberapa keuntungannya:
1. Efisiensi Waktu
Sistem digital memungkinkan pengiriman dan penerimaan surat secara cepat tanpa perlu menghabiskan waktu untuk proses fisik seperti pengiriman pos atau pengantaran.
2. Pengurangan Biaya
Dengan surat menyurat digital, biaya terkait dengan kertas, tinta, perangko, dan pengiriman fisik dapat dihilangkan atau dikurangi secara signifikan.
3. Aksesibilitas dan Mobilitas
Dokumen digital dapat diakses kapan saja dan di mana saja selama ada koneksi internet. Hal ini memungkinkan akses yang lebih fleksibel dan mobilitas yang lebih tinggi.
4. Keamanan Data
Sistem digital sering kali dilengkapi dengan fitur keamanan seperti enkripsi, autentikasi, dan izin akses yang dapat melindungi dokumen dari akses yang tidak sah.
5. Penyimpanan dan Manajemen yang Lebih Baik