Transformasi digital semakin masif dilakukan oleh perusahaan. Salah satunya digitalisasi terhadap dokumen yang digunakan. Penggunaan kertas memang sudah mulai ditinggalkan seiring adaptasi perkembangan teknologi. Saat ini beberapa perusahaan cenderung menggunakan dokumen digital dengan alasan kemudahan yang diberikan.Langkah digitalisasi dokumen memang menjadi kampanye tersendiri di era digital.
Sebagian perusahaan menilai, menyimpan dokumen dalam bentuk hardcopy atau kertas akan menyulitkan karena membutuhkan ruang yang cukup besar. Bisa dibayangkan berapa luas ruangan yang dibutuhkan untuk mengarsipkan seluruh data perusahaan diantaranya dokumen keuangan, administrasi, invoice, purcahse order dan lainnya? Selain itu, digitalisasi dokumen bisa dibilang ramah lingkungan.
Gerakan paperless atau mengurangi penggunaan kertas, juga mulai digalakkan di kawasan industri PT Indonesia Morowali Industrial Park (IMIP). Diproyeksikan, program tersebut akan lebih intensif digarap pada tahun ini. Apalagi pembenahan infrastruktur penunjang, 90 persen telah dirampungkan pada tahun 2019 lalu.
Dari segi efisiensi lokasi dan waktu, dokumen yang didigitalisasi dapat diakses lebih cepat dan dapat dikolaborasikan dengan dokumen lainnya. Pada taraf lainnya, digitalisasi dokumen sangat mengefisiensi sumber daya manusia (SDM) yang ada, dan tentu saja mengurangi budget.
Hal itulah yang dikatakan Indrawan, SPT Departemen IT PT IMIP Site Morowali, saat ditemui pada pertengahan Desember 2019 lalu.
Beberapa departemen, jelas Indrawan, mulai mendigitalisasi sebagian proses pekerjaan yang mereka lakukan. Misalnya, Human Resource and Training Department PT IMIP, yang sudah mengintegrasi sebagian besar data seluruh karyawan di kawasan industri PT IMIP. Tak hanya itu, HR and Training Department juga mulai melakukan digitalisasi data calon tenaga kerja.
"Arsip data secara digital yang ditata baik dan tentunya mudah diakses sewaktu-waktu, akan memudahkan pihak-pihak yang berwenang dalam mencari sebuah dokumen dari perangkat mereka masing-masing, kapanpun dan dimanapun selama ada akses jaringan internet. Data ini akan diproteksi, dan tugas kami menjamin keamanannya," kata Indrawan.
Lebih lanjut Indrawan mengatakan, sistem yang terintegrasi akan menggabungkan komponen subsistem dalam satu sistem yang menjamin setiap fungsi, dapat berfungsi sebagai kesatuan dari sebuah sistem perusahaan yang handal.
Gerakan paperless diyakini bisa melakukan banyak efisiensi dari cara penerapan digitalisasi dokumen. Dan tentu saja, gerakan ini berdampak pada penekanan angka penebangan pohon secara ilegal di Indonesia. Karena 90 persen bahan utama pembuatan kertas adalah kayu yang diambil dari hutan, baik secara legal ataupun ilegal.
Situs wwf.panda.org (diakses pada tanggal 7/1/2020), menulis bahwa hanya setengah dari tutupan hutan Borneo yang tersisa hari ini, turun dari 75 persen pada pertengahan 1980-an. Dengan laju deforestasi saat ini sebesar 1,3 juta hektar per tahun. Hanya hutan gambut dan pegunungan yang akan bertahan di tahun-tahun mendatang.
Sebuah studi tahun 2012 oleh WWF memproyeksikan bahwa jika laju deforestasi saat ini berlanjut, 21,5 juta hektar akan hilang antara 2007 dan 2020. Mengurangi tutupan hutan yang tersisa menjadi 24 persen. Jika demikian, maka Borneo, pulau terbesar ketiga di dunia dapat kehilangan sebagian besar hutan hujan dataran rendahnya di luar kawasan lindung pada tahun 2020.