Magang MBKM Terkait Pelayanan Masyarakat dalam Pembuatan Paspor Pada Kantor Imigrasi Kelas 1 TPI Jember Tahun 2023 Mahasiswa Fakultas Hukum Universitas Jember
Sebanyak 26 mahasiswa Fakultas Hukum Universitas Jember mengikuti program magang MBKM yang diselenggarakan oleh pihak kampus. Pelaksanaan kegiatan magang ini dilakukan pada Kantor Imigrasi Kelas 1 TPI Jember selama 3 (tiga) bulan lamanya, dimulai pada tanggal 21 Agustus 2023 hingga 1 Desember 2023. Peserta magang yang mengikuti kegiatan ini mayoritas berasal dari mahasiswa yang sedang menempuh semester 7 (tujuh). Dalam melakukan kegiatan magangnya, mahasiswa dibagi menjadi 2 (dua) kelompok dengan masing-masing kelompok berjumlah sebanyak 13 (tiga belas) anggota dan setiap kelompok memiliki waktu 2 (dua) minggu sekali untuk masuk dan melaksanakan aktivitas selayaknya pegawai. Pembagian kelompok dilakukan oleh Ibu Nailus Syifa yang mengurus segala hal menyangkut urusan kepegawaian.
Pada Kantor Imigrasi Kelas 1 TPI Jember terdapat beberapa struktur yang memiliki fungsi dan tugasnya masing-masing meliputi Seksi Lalu Lintas dan Status Keimigrasian (Lantaskim), Seksi Intelijen dan Penindakan Keimigrasian (Inteldakim), Seksi Teknologi, Informasi, dan Komukasi Keimigrasian (Tikkim), Seksi Izin Tinggal Keimigrasian (Intaltuskim), dan Sub Bagian Tata Usaha (TU). Selama melaksanakan kegiatan magang, setiap mahasiswa diletakkan pada seksi yang berbeda-beda dengan sistem rolling. Sistem tersebut digunakan agar memberikan pemahaman setiap mahasiwa terkait tugas setiap bidang yang berbeda serta dapat memaksimalkan pelaksanaan magang dengan baik. Peserta magang diberikan arahan terkait kebijakan formal mengenai jam masuk dan jam pulang serta pakaian formal yang digunakan sehari-hari selama kegiatan magang berlangsung dengan menggunakan jas almamater Universitas Jember.
Peserta magang yang telah ditempatkan pada masing-masing seksi mendapatkan mentor untuk mengajarkan mereka bagaimana tugas dan fungsi bagian yang mereka dapatkan, salah satunya adalah bagaimana cara membantu para pemohon yang datang ke Kantor Imigrasi Kelas 1 TPI Jember yang ingin membuat paspor hingga pada proses pembuatan paspor. Dengan demikian, akan melatih keterampilan soft skill mahasiswa dan mengenalkan dunia kerja kepada peserta magang yang tidak didapatkan ketika di kampus. Selain itu, juga menambah wawasan para peserta magang terkait dengan paspor. Peserta magang dituntut untuk selalu aktif, disiplin waktu, serta bertanggung jawab dalam melakukan pelayanan pada masyarakat. Setiap kegiatan yang peserta magang lakukan harus ditulis secara rutin pada logbook sebagai bentuk laporan kegiatan.
Penulis sekaligus sebagai peserta magang pada Kantor Imigrasi Kelas 1 TPI Jember juga mendapatkan jobdesk yang berbeda setiap sesi. Pada sesi pertama penulis ditempatkan di Seksi Lalu Lintas dan Status Keimigrasian (Lantaskim) pada bagian customer service. Customer service merupakan garda terdepan untuk menerima berkas pengajuan pembuatan paspor atau pengajuan berkas paspor hilang/rusak. Para Pemohon diminta untuk mendaftarkan dirinya terlebih dahulu melalui aplikasi M-Paspor untuk menentukan jadwal dan jam kedatangan ke Kantor Imigrasi Kelas 1 TPI Jember, namun dikhususkan untuk para lansia dan balita bisa langsung untuk mendaftarkan diri di loket pelayanan. Penulis ditugaskan untuk membantu para Pemohon yang mengalami kendala pendaftaran dan mengarahkan Pemohon ke ruangan wawancara paspor setelah berkas yang mereka bawa dianggap telah lengkap. Berkas yang harus dibawa sebagai persyaratan pembuatan paspor baru berupa Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu Keluarga (KK), Akta Lahir/Buku Nikah/Ijazah/Surat Baptis bisa dipilih salah satunya yang memuat nama, tanggal lahir, tempat lahir, dan nama orang tua. Sedangkan persyaratan berkas yang harus dibawa untuk penggantian paspor adalah KTP dan paspor lama. Khusus untuk pembuatan paspor baru anak maka harus menyertakan KTP orang tua, KK, Akta Lahir/Surat Baptis, Buku Nikah orang tua, dan paspor lama (apabila sudah pernah memiliki paspor). Untuk biaya layanan paspor biasa 48 halaman sebesar Rp350.000 dengan estimasi paspor akan jadi pada 4 hari kerja, sedangkan untuk layanan percepatan paspor sebesar Rp1.000.000 dan paspor akan jadi di hari yang sama. Selain itu, penulis diberi tugas untuk mengecek dan menginput NIK berkas para Pemohon yang mengajukan pembuatan paspor dengan tujuan untuk mencocokkan data diri Pemohon sesuai dengan KTP-nya.
Lalu pada sesi kedua, penulis ditempatkan pada bagian Intelijen dan Penindakan Keimigrasian (Inteldakim) pada bagian BAP (Berita Acara Pemeriksaan). Tentu saja tugas yang diberikan kepada penulis sebagai peserta magang berbeda ketika penulis ditempatkan di customer service. Karena pada divisi ini terkait dengan pemeriksaan paspor hilang atau rusak, maka penulis diberikan tugas untuk membantu memanggil para Pemohon dan mengarahkan Pemohon untuk segera menuju ke ruangan BAP, sebab ruangan BAP berbeda tempat dengan ruang wawancara paspor. Penulis memperhatikan cara petugas BAP memeriksa dan mewawancarai Pemohon terkait kronologi bagaimana paspor yang bersangkutan bisa hilang atau rusak. Untuk biaya beban terkait paspor hilang atau rusak tentu berbeda dengan biaya layanan pembuatan paspor. Biaya beban paspor rusak sendiri sebesar Rp500.000 dan untuk biaya beban paspor hilang sebesar Rp1.000.000, namun biaya tersebut belum termasuk kedalam biaya pembuatan paspor yang baru. Bagi Pemohon yang mengajukan permohonan paspor hilang maka harus membawa persyaratan berupa KTP, KK, Akta Lahir/Buku Nikah/Ijazah/Surat Baptis (bisa dipilih salah satunya yang memuat nama, tanggal lahir, tempat lahir, dan nama orang tua), Surat lapor kehilangan dari kepolisian, dan fotokopi paspor lama yang hilang.
Pada sesi ketiga, penulis ditempatkan pada Seksi Lantaskim kembali di bagian cetak paspor. Di bagian ini, penulis diajarkan tentang bagaimana proses pembuatan paspor sebelum diedarkan kepada para Pemohon. Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengecek status pembayaran Pemohon. Setelah pembayaran Pemohon diterima, maka paspor Pemohon akan dicetak oleh petugas. Sebelum paspor dilaminating petugas akan melakukan uji kualitas paspor terlebih dahulu. Apabila dianggap paspor telah layak, maka dapat dilanjutkan pada proses laminating. Proses melaminating paspor harus dikerjakan dengan ekstra hati-hati, sebab jika paspor mengalami kerusakan maka paspor yang rusak tersebut tidak dapat digunakan dan harus dicetak ulang serta akan masuk ke dalam BAP. Setelah paspor telah dicetak dan identitas Pemohon sesuai dengan berkas yang telah diajukan, maka paspor akan di data terlebih dahulu sesuai dengan nama dan tanggal lahir Pemohon, dan paspor akan diserahkan kepada divisi serah paspor agar bisa diserahkan kepada para Pemohon.
Penjelasan diatas merupakan hasil dari seluruh kegiatan magang yang dilakukan oleh penulis. Kegiatan magang pada Kantor Imigrasi Kelas 1 TPI Jember tentu harus dilakukan secara teliti, karena menyangkut dengan identitas Pemohon yang akan melakukan perjalanan keluar negeri. Penulis mendapatkan banyak informasi dan ilmu baru khususnya alur pembuatan paspor hingga menjadi paspor yang layak dan siap untuk digunakan. Selain itu, penulis juga menjadi paham bagaimana langkah yang harus dilakukan apabila kehilangan paspor atau paspor mengalami kerusakan.
Penarikan peserta magang MBKM Fakultas Hukum Universitas Jember dilakukan pada tanggal 4 Desember 2023 dengan dihadiri oleh dosen pembimbing dari Fakultas Hukum Universitas Jember yakni Bapak Igam Arya Wada, S.H., M.H. dengan menyampaikan ucapan terimakasih kepada Kantor Imigrasi Kelas 1 TPI Jember karena telah memberikan wadah untuk mahasiswa Fakultas Hukum Universitas Jember, sehingga memberikan pengalaman kerja yang luar biasa berkesan bagi peserta magang.
Foto bersama Kepala Subbagian Tata Usaha Bapak Agung Agus Prasetijo dan Ibu Nailus Syifa pada saat penarikan mahasiswa magang MBKM Fakultas Hukum Univ (Dokpri)