GGU atau Grup Gerbang Usaha adalah suatu forum informal sekitar 90 orang ibu-ibu muda (ada sebahagian kecil bapak-bapak) pelaku usaha kecil di Bogor. Grup ini konon terbentuk secara tak sengaja. Awalnya adalah sebuah grup WhatsApp (WA) dengan anggota lintas profesi. Lalu ada beberapa anggota yang mem-posting produk yang dijualnya, semacam menumpang promosi.
Terhadap promosi gratis tersebut, sebahagian anggota grup WA memprotes. Lalu yang tidak keberatan dengan berbagi info produk, membuat grup baru, ya GGU itu. Ternyata mereka boleh dikatakan hampir semuanya pelaku usaha kecil baik sebagai penyedia jasa, pedagang kecil, maupun produsen industri kecil, yang mempunyai semangat juang yang dahsyat.
Saya sendiri berkenalan dengan GGU setelah terlibat obrolan singkat dengan teman saya Androecia Darwis, yang baru pensiun dari Bank Indonesia. Saya yang juga baru pensiun dari sebuah BUMN bertukar pendapat tentang aktivitas mengisi masa pensiun.
Memang telah lama terbersit keinginan saya untuk ikut terlibat membantu, sekaligus belajar dari para pengusaha kecil, khususnya tentang bagaimana sebaiknya mereka membuat pembukuan yang baik. Hal ini sejalan dengan latar belakang pendidikan saya dan juga latar belakang tugas saya selama bekerja, yakni bidang akuntansi.
Kenapa saya sebut saya juga belajar? Karena dalam buku teks, dan juga dalam prakteknya di perusahaan besar, akuntansi adalah sesuatu yang ribet dan njelimet. Bahkan di perusahaan tempat saya mengabdi selama 30 tahun, akuntansi tersebut merupakan sebuah divisi yang beranggotakan lebih dari 100 pegawai.
Bagi ibu-ibu yang skala usahanya sangat kecil, segalanya dilakukan sendiri (beli bahan sendiri, diolah sendiri, dikemas sendiri, ruang kerja di rumah sendiri, memasarkan sendiri), tentu tidak mungkin berharap mereka akan mencatat semua aktivitas bisnisnya sesuai kaidah akuntansi dalam teori.
Di lain pihak saya meyakini, daya ingat manusia sangat terbatas, dan usaha ibu-ibu tersebut buktinya tetap eksis, tentu mereka melakukan pencatatan, segampang apapun metodenya. Nah itulah yang ingin saya gali, catatan apa yang mereka buat, sambil coba berdiskusi apakah memungkinkan bila saya beri masukan melalui sentuhan teori akuntansi.
Jadi saya sama sekaki tidak berpretensi untuk menggurui. Saya mencoba mengambil sikap sesuai titik pandang mereka. Ada yang membuat kebab yang dibekukan, ada yang membuat burger olahan dari ubi ungu, usaha salon kecantikan, berjualan aneka kantong dan kemasan plastik, menjual sprei, membuat asesoris manik-manik, produk kesehatan herbal, dan sebagainya.
Sesuai dugaan saya, semua mereka memandang penting aspek pencatatan. Kalau tidak mencatat, mereka mengaku bingung untuk mengetahui kemajuan usahanya. Namun catatan versi mereka betul-betul bergaya bebas, sebisa mereka sendiri sesuai dengan pemahaman masing-masing.
Ada yang hanya membuat catatan uang masuk dan uang keluar saja. Ada yang mencatat arus barang saja, kapan barang dibeli dengan harga berapa dan kapan dijual dengan harga berapa. Ada pula yang hanya mencatat modal awal saja, lalu setelah satu bulan melihat modal tersebut apakah sudah bertambah dengan melihat uang tunai dan stok barang yang ada, atau justru terkikis. Ada pula yang relatif rapi pembukuannya termasuk dengan catatan utang piutang.
Lalu saya memberi beberapa saran yang diterima mereka dengan baik. Pertama, pisahkan uang atau harta usaha dengan pribadi. Untuk itu mereka perlu menggaji diri sendiri, dan dari gaji itulah dikeluarkan keperluan pribadi. Kalau keperluan pribadi demikian besar, bisa saja meminjam dari kas usaha tapi dicatat sebagai utang.