Perusahaan X Merupakan salah satu perusahaan swasta yang bergerak dibidang General Supplier dan Distributor Agent Pipa PVC, Pipa Besi Galvanis beserta aksesorisnya. Yang didirikan pada tahun 2001. Pada tahun tersebut pembangunan di daerah Tangerang Selatan khususnya daerah Bumi Serpong Damai sedang giat dilakukan Pembangunan. Pembangunan yang berlangsung saat itu meliputi pembangunan proyek perumahan, perkantoran, ruko, pusat perbelanjaan dll. Melihat peluang usaha, maka Pemilik mendirikan perusahaan yang bergerak di bidang penjualan Pipa PVC dan Accessoris.
Hingga saat ini Perusahaan X telah mensuplai ribuan proyek dan ratusan toko di berbagai daerah di Jabodetabek dan kota-kota lainnya di Indonesia. Perusahaan X terus berusaha untuk selalu memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan , menjaga kualitas barang dan pengiriman yang tepat waktu. Perusahaan X memiliki beberapa gudang yang digunakan untuk penyimpanan Produk. Ada banyak sekali produk yang disimpan di gudang tersebut diantaranya yaitu pipa berbagai macam jenis merk dan ukuran, penyambung pipa, lem pipa dan sebagainya.
Sebagai Perusahaan yang bergerak dibidang General Supplier dan Distributor, tentu sangat dibutuhkan yang namanya Sistem pengendalian manajemen untuk mengawasi segala kegiatan operasional perusahaan mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan evaluasi atas kinerja yang telah dicapai. Pengendalian persediaan sangat perlu diperhatikan oleh perusahaan karena berkaitan langsung dengan biaya yang harus dikeluarkan dan ditanggung oleh perusahaan sebagai akibat adanya persediaan. Dengan menjalankan manajemen persediaan, perusahaan berharap dapat meminimalisir resiko seperti keterlambatan pengiriman dan pengadaan barang, ketidaksesuaian barang dari barang yang masuk maupun barang keluar, serta terjadinya overstock ataupun stockout.
Salah satu tujuan utama dari sistem pengendalian manajemen dalam persediaan adalah memastikan ketersediaan barang yang tepat pada waktu yang tepat, sambil menghindari biaya yang tidak perlu dan risiko kekurangan persediaan.
Berikut adalah contoh praktik yang dapat diterapkan dalam sistem pengendalian manajemen persediaan:
1. Penetapan Kebijakan Persediaan: Perusahaan perlu memiliki kebijakan yang jelas terkait dengan persediaan, seperti tingkat persediaan minimum dan maksimum yang diizinkan, metode peramalan persediaan, dan kebijakan pengendalian persediaan. Kebijakan ini akan menjadi panduan bagi seluruh departemen terkait dalam pengelolaan persediaan.
2. Pengendalian Persediaan Berdasarkan Permintaan: Dalam pengendalian persediaan, perusahaan perlu memperhatikan pola permintaan pelanggan. Metode peramalan yang akurat dapat membantu dalam mengidentifikasi tren permintaan dan mengatur persediaan dengan lebih efektif. Hal ini akan membantu menghindari kelebihan atau kekurangan persediaan yang berlebihan.
3. Pemantauan Stok Persediaan: Sistem pengendalian manajemen harus mencakup pemantauan yang teratur terhadap stok persediaan. Pemantauan ini dapat dilakukan dengan menggunakan teknologi seperti barcode atau sistem pencatatan yang terkomputerisasi. Informasi mengenai tingkat persediaan aktual dapat membantu dalam mengambil keputusan yang tepat terkait dengan pengadaan dan penggunaan persediaan.
4. Pengendalian Kualitas Persediaan: Selain memastikan ketersediaan persediaan, pengendalian kualitas juga merupakan aspek penting. Perusahaan harus memiliki prosedur pengendalian kualitas yang ketat untuk memastikan persediaan yang diterima atau diproduksi memenuhi standar yang ditetapkan. Hal ini akan menghindari penggunaan persediaan yang cacat atau tidak memenuhi persyaratan.
5. Analisis Biaya Persediaan: Sistem pengendalian manajemen dalam persediaan juga harus mencakup analisis biaya yang lengkap. Biaya persediaan meliputi biaya penyimpanan, biaya pemesanan, biaya kekurangan persediaan, dan biaya pengadaan. Dengan menganalisis biaya ini, perusahaan dapat mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan dan mengoptimalkan penggunaan persediaan secara keseluruhan.
6. Evaluasi Kinerja Persediaan: Sistem pengendalian manajemen juga harus dilengkapi dengan mekanisme evaluasi kinerja persediaan. Hal ini meliputi pemantauan tingkat persediaan, analisis persediaan yang mengendap, waktu siklus persediaan, dan tingkat layanan pelanggan. Evaluasi kinerja ini dapat membantu perusahaan mengidentifikasi area perbaikan dan mengoptimalkan kinerja persediaan di masa depan.