Rapat merupakan sarana atau tempat bagi suatu organisasi perusahaan/lembaga/kelompok untuk memecahkan persoalan yang dihadapi dengan mencari solusi yang terbaik, masalahnya seringkali dalam rapat terjadi mis-komunikasi sesama anggota peserta rapat sehingga agenda rapat menjadi tidak jelas arah dan bias serta tidak menghasilkan apa-apa. Bukankah dengan demikian dapat dikatakan telah mengalami kerugian waktu, tenaga dan pikiran sementara tidak juga menghasilkan apa-apa. Agar rapat dapat berhasil dengan baik dan menghasilkan solusi bagi pemecahan masalah, perlu diambil langkah-langkah pemecahan masalah dalam rapat. Menurut Curtis, Floyd dan Winsor (2000) memberikan langkah-langkah pemecahan masalah sebagai berikut:
- Mendefinisikan dan Membatasi Masalah, dalam memecahkan masalah dalam kelompok perlu melakukan definisi masalah yang dihadapi dan membatasi ruang lingkun masalah yang akan didiskusikan. Hal ini akan membantu peserta rapat untuk memiliki pengertian yang sama tentang masalah yang dihadapi. Pendefinisan dan pembatasan masalah menyangkut tiga hal: fakta, nilai dan kebijakan.
- Menganalisa Masalah,
- Menghasilkan Pemecahan Masalah yang Memungkinkan.
- Menilai pemecahan masalah yang disarankan.
- Memilih pemecahan masalah yang terbaik.
- Melaksanakan Pemecahan Masalah.
