Anda sering mengantarkan dokumen atau surat penting di tempat Anda bekerja?
Kalau iya, barangkali Anda tidak asing dengan namanya buku ekspedisi. Sesuai namanya, buku ini merupakan buku wajib yang ada dalam perkantoran.
Terutama, perkantoran yang kerap berhubungan dengan badan atau instansi lain setiap harinya. Buku ekspedisi merupakan sebuah buku kecil yang berisi rekaman penerimaan surat atau dokumen yang telah diantarkan.
Misalnya, saya mengantarkan surat atau dokumen dari sekolah saya ke sekolah lain atau instansi lain. Maka, selain saya membawa surat atau dokumen yang saya kirimkan, saya menyertakan buku ekspedisi.
Setelah saya menyerahkan surat atau dokumen, maka penerima barang tersebut saya minta untuk bertanda tangan di dalam buku ekspedisi yang saya bawa.
Tanda tangan tersebut bertujuan sebagai bukti penerimaan barang penting itu. Jikalau nanti pihak yang sudah diberikan dokumen atau surat dari instansi saya menanyakan apakah barang tersebut dikirim, maka catatan dokumen tersebut bisa terlacak.
Misalkan, barang tersebut hilang atau bagaimana, instansi saya pun sudah tidak memiliki kewajiban untuk mengirimkan barang itu kembali.
Sayangnya, selama merangkap sebagai staf Tata Usaha (TU) di sekolah dulu, saya sering sekali mengalami drama dengan buku ekspedisi ini.
Seorang rekan yang menjadi pendahulu saya memang selalu mengingatkan jika mengatarkan apapun sebaiknay membawa surat ekspedisi. Meski surat yang saya antarkan hanya satu lembar dan mungkin surat undangan setengah resmi, surat ekspedisi harus dibawa.
Sekolah saya dulu memiliki satu buah buku ekspedisi berupa buku folio kecil panjang yang sudah usang. Ternyata, buku tersebut sudah digunakan sejak tahun 1996.
Kalau dihitung saat digunakan sekitar tahun 2015, maka buku itu hampir berusia 20 tahun. Bisa jadi, selain buku induk sekolah, buku ekspedisi tersebut juga merupakan buku "legend" yang patut dirawat dan dilestarikan.