Peran Strategis Komunikasi Formal dalam Menghadapi Tantangan Transformasi Digital
Dalam era transformasi digital yang semakin pesat, banyak organisasi menghadapi tantangan besar dalam mengimplementasikan teknologi baru. Salah satu kunci kesuksesan terletak pada bagaimana manajemen berkomunikasi dengan karyawan terkait perubahan ini. Dalam artikel ilmiah yang ditulis oleh Hsingyi P. Tsai dan Deborah R. Compeau, mereka menekankan bahwa kualitas komunikasi formal memiliki dampak signifikan terhadap keberhasilan implementasi teknologi dalam organisasi. Komunikasi formal tidak hanya sekedar penyampaian informasi, namun juga membentuk persepsi, emosi, dan kesiapan karyawan dalam menghadapi perubahan teknologi. Penelitian yang diterbitkan di Journal of Strategic Information Systems pada tahun 2021 ini menyoroti betapa pentingnya manajer tidak hanya menyampaikan "apa" dan "kapan" teknologi akan diimplementasikan, tetapi juga "mengapa" dan "bagaimana" hal tersebut memengaruhi pekerjaan karyawan.
Berdasarkan data yang disajikan dalam artikel, hanya 37% dari upaya perubahan teknologi yang dinilai berhasil (Lindsay et al., 2018). Fakta ini menunjukkan bahwa mayoritas organisasi masih kesulitan dalam menjalankan perubahan berbasis teknologi. Selain itu, survei oleh Arthur J. Gallagher & Co. pada tahun 2018 menemukan bahwa hanya 17% dari manajer lini dianggap efektif dalam komunikasi internal. Ini adalah peringatan bagi perusahaan bahwa komunikasi yang tidak memadai bisa merusak upaya perubahan yang sudah direncanakan dengan baik.
Penulis artikel ini mengembangkan skala untuk mengukur kualitas komunikasi formal, yang berfungsi sebagai alat evaluasi yang dapat digunakan oleh manajer untuk memastikan karyawan siap menghadapi teknologi baru. Penting untuk menyoroti bahwa komunikasi yang efektif tidak hanya berdampak pada pemahaman karyawan, tetapi juga mengurangi kecemasan dan meningkatkan antusiasme terhadap perubahan, sehingga meningkatkan peluang sukses implementasi teknologi.
***
Artikel yang ditulis oleh Tsai dan Compeau pada tahun 2021 membawa kita pada pemahaman mendalam tentang peran komunikasi formal dalam implementasi teknologi. Berdasarkan penelitian mereka, komunikasi formal yang efektif mampu menciptakan harapan kinerja yang lebih tinggi, mengurangi kecemasan, dan meningkatkan antusiasme karyawan. Dalam hal ini, komunikasi tidak hanya berfungsi sebagai saluran informasi, tetapi juga sebagai alat untuk memengaruhi cara pandang dan emosi karyawan. Ini menjadi sangat relevan ketika kita mengingat bahwa, menurut IDC (2020), perusahaan secara global menganggarkan lebih dari satu triliun dolar setiap tahunnya untuk implementasi teknologi baru. Namun, jika komunikasi tidak dikelola dengan baik, maka investasi tersebut berpotensi menjadi sia-sia.
Dalam studi ini, penulis menggunakan model coping model of user adaptation (CMUA), yang menjelaskan bagaimana karyawan menghadapi teknologi baru dari segi kognisi dan emosi. Penelitian ini juga mengidentifikasi empat dimensi penting dalam komunikasi formal, yaitu: apa teknologi itu, bagaimana hal itu akan memengaruhi pekerjaan, mengapa teknologi diimplementasikan, dan kapan perubahan itu akan terjadi. Penelitian Tsai dan Compeau menegaskan bahwa komunikasi yang fokus pada empat aspek ini terbukti meningkatkan ekspektasi kinerja karyawan sebesar 32%, serta menurunkan tingkat kecemasan hingga 17%.
Hal ini sejalan dengan penelitian sebelumnya oleh Bhattacherjee (2001) yang menunjukkan bahwa harapan kinerja karyawan selama fase antisipasi teknologi merupakan fondasi penting bagi kepuasan jangka panjang mereka terhadap sistem tersebut. Lebih dari itu, penelitian oleh Venkatesh (2000) juga mendukung gagasan bahwa ekspektasi yang terbentuk pada tahap awal implementasi teknologi memiliki dampak langsung terhadap penerimaan teknologi secara keseluruhan.
Lebih jauh lagi, hasil studi ini menyoroti bahwa karyawan yang mendapatkan informasi berkualitas tinggi dari manajemen akan lebih termotivasi untuk mencari dukungan sosial dari rekan kerja. Mereka tidak hanya mencari dukungan instrumental, seperti pelatihan atau manual kerja, tetapi juga dukungan emosional, seperti rasa percaya diri atau dukungan moral dari rekan-rekan mereka. Ketika komunikasi formal tidak dilakukan dengan baik, karyawan sering kali merasa terasing, bingung, dan cemas—emosi-emosi negatif yang dapat menghambat adaptasi mereka terhadap teknologi baru.
Dengan demikian, skala komunikasi formal yang dikembangkan oleh Tsai dan Compeau menjadi alat penting bagi para manajer. Mereka tidak hanya dapat mengukur efektivitas komunikasi, tetapi juga menggunakan temuan ini untuk menyesuaikan strategi komunikasi yang dapat membantu mengurangi resistensi karyawan terhadap perubahan teknologi. Studi ini memberikan panduan praktis bagi para manajer untuk lebih peka terhadap kebutuhan informasi karyawan selama fase antisipasi, yang pada akhirnya akan meningkatkan kesuksesan implementasi teknologi di organisasi mereka.
***
Dari penelitian Tsai dan Compeau, jelas bahwa komunikasi formal berkualitas tinggi memainkan peran krusial dalam keberhasilan implementasi teknologi. Karyawan yang dibekali dengan informasi lengkap mengenai teknologi baru akan lebih siap menghadapi perubahan, mengurangi kecemasan, dan meningkatkan antusiasme mereka. Fakta bahwa hanya 37% implementasi teknologi yang berhasil menunjukkan bahwa banyak organisasi perlu memperbaiki pendekatan komunikasi mereka. Dengan menggunakan skala kualitas komunikasi formal yang dikembangkan dalam penelitian ini, manajer dapat mengevaluasi dan meningkatkan efektivitas komunikasi mereka, sehingga mendorong adaptasi teknologi yang lebih baik di kalangan karyawan.