Notulen, notulensi, notula, dan notulis. Apakah Anda tahu mana yang benar? Apakah Anda paham makna masing-masing? Dahulu saya bingung. Setelah mendalami profesi itu, saya mengerti.
Dalam KBBI, keempatnya ada. Dua di antaranya tidak baku (notulen dan notulensi), sementara sisanya adalah yang seharusnya digunakan (notula dan notulis).
Notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Notulis adalah orang yang bertugas membuat notula (catatan rapat).
Saya begitu yakin, para pegawai yang baru masuk kerja setidaknya pernah mengalami. Pekerjaan sebagai notulis memang tidak lebih sulit dibanding mengolah data, sumbangsih gagasan, dan presentasi di depan pimpinan.
Sekilas seperti hanya mendengar, membaca, dan menulis ulang.
Meskipun begitu, tetap ada keahlian yang diperlukan guna menunjang kualitas notula yang dibuat.
Kemampuan berbahasa yang baik
Notula ditulis dalam bahasa Indonesia yang baik dan benar. Karena rapat, bahasa seyogianya baku. Notulis juga mengantisipasi untuk mengalihbahasakan setiap percakapan selama rapat, semisal peserta menggunakan bahasa asing atau daerah.
Kemampuan mengetahui bahasa yang benar dan menulis kalimat yang tepat sangat diperlukan agar pesan yang tertangkap dari rapat tidak berubah makna. Benar-benar hasil rapat. Jangan sampai arahan pimpinan menjadi sulit dimengerti setelah berbentuk notula.
Kemampuan memilih dan memilah yang penting
Oleh sebab notula harus singkat, maka notulis wajib mampu memilih dan memilah bagian mana yang perlu dan tidak perlu ditulis. Tidak semua yang diperkatakan selama rapat harus dicatat.