MEMBANGUN ORGANISASI WIBAWA DAN DIGDAYA
Suksesnya organisasi, bukan hanya dimiliki banyaknya bangunan megah, kegiatan yang tiada henti serta nama yang membahana. Lebih dari itu adalah terwujudnya visi dan misi serta memberi kemaslahatan bagi internal dan eksternal organisasi.
Bila organisasi tumbuh dinamis, maka akan terjadi dinamika, sebagai ciri kehidupannya. Karena itu perlu dimenej dengan baik, agar menjadi daya dan terarah serta on the track dalam karakter organisasi. Sebaliknya bila dibiarkan dinamika yang terjadi, maka akan mengarah ke mana-mana dan akhirnya sulit dikendalikan.
Kesadaran berorganisasi, teruslah diasah agar muncul ketajaman rasa bagi pengurus atau pengelolanya terhadap gejolak dan dinamika yang ada. Rasa memiliki selalu ditumbuhkan dalam berbagai situasi, sehingga kian hari kian terpaut dalam berorganisasi, ikut merasakan sakit, bila jalannya organisasi lamban dan turut gembira bila organisasi berjalan lancar.
MEMBUAT SIMPUL
Untuk mengarahkan dinamika menjadi kebutuhan organisasi dibutuhkan beberapa komponen yang perlu ada dan ditentukan simpul-simpul peta organisasi, di antaranya:
- Simpul Regulasi
- Organisasi akan selalu dalam garisnya bila semua aktivitas berjalan sesuai dengan regulasi. Anggaran Dasar (AD) dan Anggaran Rumah Tangga (ART) sebagai regulasi tertinggi bagi organisasi, dan turunan peraturan atau kebijakan lain yang ditentukan oleh pengurus. Di sini perlu ada garis tebal kata pengurus, bukan pihak lain, kecuali ditentukan lain oleh organisasi itu sendiri. AD organisasi dengan yang lainnya boleh sama dan kenyataannya banyak yang sama karena aturan pendirian yang ditentukan secara administrastif oleh pemerintah, tetapi yang membuat lain adalah ARTnya, di sini pengaturan rumah tangga organisasi sangat ditentukan oleh pengelola dan situasi yang melingkupi, boleh sama dengan organisasi lain walau beda cara menafsiri dan mempraktekkan, atau benar-benar beda dengan yang lain, asal memiliki landasan penyusunan serta kaidah yang berlaku umum. Atas perbedaan ART inilah harus dipahamkan dan tidak boleh ada pengrus atau anggota yang kemudian memaksakan untuk menyamakan dengan organisasi lain, karena dirinya kurang pas dengan ART yang ada.
- Simpul isi
- Pembeda organisasi satu dengan lainnya adalah isi, yakni tujuan yang diterjemahkan dalam visi dan misi, terurai dalam rencana strategis dan diaktualisasikan alam program kerja. Maka kewajiban pengelola adalah mengarahkan semua perencanaan organisasi menuju visi dan misi.
- Simpul amunisi
- Amunisi diperlukan sebagai penggerak kegiatan, dalam hal ini organisasi harus memastikan sumber dananya, dari mana saja amunisi didapatkan, diurai arus kas dari hulu ke hilir agar mudah direncanakan, dibelanjakan dan dipertanggung jawabkan.
- Organisasi boleh memilih pengelolaan amunisi sebagai sebagai sumber kegiatan dalam dua bentuk, yaitu, kegiatan atau perencanaan didasarkan kepada kebutuhan atau didasarkan ketersediaan anggaran.
- Kedua jenis bisa dipilih salah satu atau dikombinasikan, namun semuanya harus disepati dalam rpat formal untuk mengakomodasi keinginan anggota dan kemudian disatukan dalam langkah yang disepakati.
- Urusan amunisi sangat menentukan jalannya organisasi, namun tidaklah semuanya menggantungkan kegiatan berdasarkan amunisi, tetapi yakinlah bahwa stiap aksi akan menghaadirkan amunisi, dengan campur tangan Ilahi.
- Simpul properti
- Sarana dan prasarana adalah penopang aktivitas, dalam keadaan tertentu sarana bisa disediakan berdasarkan arah kebijakan, bukan semata-mata berdasar aspek kebutuhan.
- Tidak sedikit organisasi menyediakan sarana dan prasarana sangat antik dan berbeda, inilah ciri khas. Namun tidak boleh menutup mata dengan kemajuan yang ada, organisasi di samping memiliki kekhasan dalam pemenuhan sarana dan prasarananya, juga memenuhi aspek standar yang berlaku, misal pada dunia pendidikan dengan aturan standar gedung, ruang dan lainnya.
- Harus ada standar yang diikuti dan disediakan diawal, namun bila tidak memungkinkan sarana atau properti disiapkan bersamaan dengan jalannya kegiatan
- Simpul publikasi
- Era digital mengharuskan digitalisasi dalam pengelolaan organisasi sebagai perangkat dalam publikasi. Kebaikan yang dilakukan dalam organisasi akan lebih mudah ditularkan, bila diketahui banyak insan. Program yang baik diperlukan dukungan oleh banyak pihak agar terlaksana sesuai harapan. Memperbanyak pengikut di samping memperkuat isi , dipentingkan publikasi dan ini perlu dikemas dengan baik agar konten sesuai isi dan sasaran.
- Teknologi komunikasi menjadi media untuk menyebarkan kebaikan organisasi, bagi yang membenci dan menghindari teknologi serta media informasi akan tenggelam dan tertinggal oleh jamannya.
- Simpul publikasi adalah untuk mengatur jalannya organisasi, melakukan dokumentasi dan penyebaran pada media yang dimiliki organisasi serta yang berlaku dalam masyarakat.
Kelima simpul di atas harus ada yang mengendalikan untuk memudahkan pengelolaan dan menghindari kesalah pahaman, kadang saling menanti, di suatu saat saling mendahului, karena kecintaannya kepada organisasi. Dibutuhkan personal yang memiliki kapasitas dan kelonggaran waktu, agar roda organisasi berjalan beriringan dengan harapan yang dicitakan bersama, cita-cita besar organisasi.
MENGELOLA LALU LINTAS KOMUNIKASI
Komunikasi memegang peran penting dalam mengantarkan program atau kegiatan sampai kepada sasaran. Organisasi yang sehat, harus mampu memetakan komunikasi baik berdasarkan hirarki ataupun budaya masyarakat yang melingkupinya.
Bagi organisasi yang memiliki pelaksana, maka perlu diatur arus komunikasi yang baik, agar tidak muncul penyekat tebal antara pelaksana, unit pelaksana dan pengurus organisasi. Hal ini bisa terjadi bila katup komunikasi jarang dibuka, sehingga kaku dan mudah aus ketika disentuh oleh sesuatu yang tidak disukai.
Pemetaan alur komunikasi sangat diperlukan dalam rangka memantau arus lalu lintas, mengetahui kantong-kantong yang rawan dan potensi penghambatnya. Sehingga memudahkan menentukan solusi dan aksi setiap kejadian hambatan berkomunikasi.