Bikin manual tata hubungan kantor yang jelasdan gampang dipahami itu penting banget, apalagi untuk menjaga komunikasi dan kerja sama antar staf tetap lancar. Nah, agar hasilnya efektif, ikuti langkah-langkah berikut ini:
1. Tentukan tujuan manual
Pastikan dahulu, manual ini untuk apa. Contohnya,apakah untuk memandu komunikasi antar divisi, mengatur etika profesional, atau menjelaskan alur pelaporan. Jika tujuannya jelas, maka isinya akan lebih terarah.
2. Gunakan bahasa yang sederhana
Hindari istilah yang terlalu teknis atau bertele-tele. Gunakan bahasa sehari-hari yang biasa dipakai dikantor. Apabila ada istilah khusus, tambahkan penjelasan agar semua paham.
3. jelaskan struktur organisasi
Kasih gambaran siapa yang bertanggung jawab atas apa. Sertakan diagram struktur organisasi agar mudah dimengerti. Misalnya, siapa yang harus melapor ke siapa, atau siapa yang berwenang mengambil keputusan.
4. susun alur komunikasi yang jelas
Jelaskan cara komunikasi antar staf, divis, atau dengan atasan. Misalnya, apa saja media komunikasi yang boleh digunakan (email, chat kantor, atau meeting langsung).
5. tetapkan aturan etika dan tata krama