Dalam sebuah organisasi tak ada satu bagian pun yang tak penting, tak ada satu tugas pun yang bisa disepelekan. Entah organisasi pemerintah ataupun organisasi yang dibentuk oleh masyarakat. Semua elemen, semua tugas, semua fungsi harus berjalan agar nadi organisasi bisa tetap berdenyut, bisa tetap hidup.
Jika sebuah organisasi diibaratkan manusia yang setiap organnya memiliki fungsi masing masing, maka proses administrasi saya analogikan sebagai aliran darah. Aliran darah membantu setiap organ untuk mendefenisikan dirinya dan menjalankan fungsinya masing masing.
Darah ini penting untuk dikenali oleh masing masing organ agar proses yang terjadi membantu organ lain untuk tetap berfungsi. Bagaimana jadinya jika darah yang masuk ke jantung adalah golongan darah O namun ketika keluar berubah jadi B? organ lain akan bingung dan tak akan bisa menjalankan fungsinya dengan baik dengan banyak alasan. Ini bisa menyebabkan kematian sebuah organisasi (gag gitu juga keless).
Pada proses metabolisme tubuh tentu saja ini tidak akan terjadi. Tapi dalam proses administrasi sebuah organisasi ini mungkin (bisa jadi banyak) saja terjadi. Surat yang masuk dan keluar dari sebuah unit / bagian bisa jadi tidak terkenali bentuk (format) nya oleh bagian lain. Inilah pentingnya standardisasi proses administrasi dalam sebuah organisasi. Agar semua bagian memiliki pemahaman yang sama dan saling mengenali satu sama lain.
Dalam organisasi KPU proses administrasi ini di atur dengan Peraturan KPU No 17 tentang Tata Naskah Dinas KPU, KPU Provinsi / KIP Aceh dan KPU/KIP Kabupaten/Kota. PKPU ini bertujuan untuk menciptakan keseragaman dalam penyelenggaraan administrasi Pemilu, mewujudkan tata kearsipan yang berdaya guna dan berhasil guna, menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian pelaksanaannya dan meningkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam penyelenggaraan tugas, wewenang dan kewajiban KPU RI, KPU Provinsi/KIP Aceh dan KPU/KIP Kabupaten/Kota.
(kamu memasuki Zona 'Bosan'.. yuuk seruput dulu kopinya..!!)
Dalam PKPU ini disebutkan Naskah Dinas terbagi dalam 4 Jenis. Yang pertama adalah Naskah Dinas Arahan yang terbagi dalam 3 bagian yaitu Naskah Dinas Pengaturan (PKPU, Instruksi, Surat Edaran dan SOP), Penetapan (Keputusan KPU, Keputusan Sekretaris KPU, Pedoman Teknis dan Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis) dan Penugasan (Surat Perintah dan Surat Tugas).
Kedua adalah Naskah Dinas Korespondensi yang terbagi dalam 3 bagian yaitu naskah dinas korespondensi intern (Nota Dinas dan Lembar Disposisi), Surat Dinas dan Surat Undangan. Ketiga adalah Naskah Dinas Khusus yang terdiri dari Nota Kesepahaman, surat perjanjian, surat kuasa, berita acara, surat keterangan, surat pengantar, pengumuman, surat panggilan, rekomendasi, surat peringatan, surat pernyataan, laporan, telaahan, dan risalah rapat. Yang ke empat adalah naskah dinas bagi pejabat pembuat komitmen dan unit layanan pengadaan. (untuk lebih lengkap silakan baca PKPU nya Hal 9 -- 69, Panjaaaaaaaanggg kaaaan??? hehe).
(kamu dah bosan bacanya...????? Sama.. saya juga bosan nulisnya... hahaha *ngopi gih)
Dalam proses pembuatan naskah dinas, hampir semuanya diatur. Mulai dari ukuran kertas, jenis kertas, jenis huruf, format, penomoran, persyaratan pembuatan, jarak spasi, batas tepi dan kata penyambung (lengkaap kaan? Kalo ibarat martabak nih, ini yang komplit pake telur dan daging. xixi)
Naskah dinas ini harus dibuat dengan teliti, jelas, logis dan singkat, dan baku dengan mengikuti kaidah penomoran yang telah diatur dan diatur secara rinci dalam PKPU yang terpisah. Terkait jenis huruf yang dipakai untuk kop Naskah Dinas adalah Tahoma ukuran 12pt/17pt dan untuk jenis Naskah Dinas Arahan adalah Bookman Old Style ukuran 12 pt sementara untuk Naskah Dinas lainnya menggunakan huruf Arial 12pt (lebih lengkap lihat PKPU hal 73 -- 81)