Praktek 5S di Kantor Pemerintah di Malaysia

Hari ini di kantor saya, sedang diadakan penilaian oleh pejabat penilai dari Malaysian Productivity Council (MPC). Penilaian Lingkungan Berkualiti (5S) yang dilakukan di kantor saya adalah untuk sertifikasi kali ke-3. Apa itu lingkungan berkualitas (5S)? [caption id="attachment_110066" align="aligncenter" width="300" caption="Gotong royong PNS membersihkan kantor mereka."][/caption] 5S atau lebih populer di Indonesia dengan nama 5R adalah (saya petik dari Wikipedia)

suatu metode penataan dan pemeliharaan wilayah kerja secara intensif yang berasal dari Jepang yang digunakan oleh manajemen dalam usaha memelihara ketertiban, efisiensi, dan disiplin di lokasi kerja sekaligus meningkatan kinerja perusahaan secara menyeluruh. Penerapan 5S umumnya diberlakukan bersamaan dengan penerapan kaizen agar dapat mendorong efektivitas pelaksanaan 5S.

5S di sini membawa maksud:

1. 整理 (seiri), Ringkas, merupakan kegiatan menyingkirkan barang-barang yang tidak diperlukan sehingga segala barang yang ada di lokasi kerja hanya barang yang benar-benar dibutuhkan dalam aktivitas kerja.
2. 整頓 (seiton), Rapi, segala sesuatu harus diletakkan sesuai posisi yang ditetapkan sehingga siap digunakan pada saat diperlukan.
3. 清楚 (seiso), Resik, merupakan kegiatan mempersihkan peralatan dan daerah kerja sehingga segala peralatan kerja tetap terjaga dalam kondisi yang baik.
4. 清潔 (seiketsu), Rawat, merupakan kegiatan menjaga kebersihan pribadi sekaligus mematuhi ketiga tahap sebelumnya.
5. 躾け (shitsuke), Rajin, yaitu pemeliharaan kedisiplinan pribadi masing-masing pekerja dalam menjalankan seluruh tahap 5S.

[caption id="attachment_110067" align="aligncenter" width="300" caption="Ruang menyimpan barang sebelum (kiri) dan selepas (kanan) pelaksanaan praktek 5S"][/caption] Kantor-kantor pemerintah di Malaysia digalak melaksanakan praktek 5S ini sebagai langkah penghematan, menjaga kebersihan dan peningkatan produktivitas kerja secara keseluruhan. [caption id="attachment_110068" align="aligncenter" width="300" caption="Ruang menyimpan file sebelum (kiri) dan selepas (kanan) pelaksanaan praktek 5S"][/caption] MPC juga mengadakan turnamen praktek lingkungan berkualitas terbaik tingkat nasional di mana pemenangnya akan dinobatkan sebagai departmen yang memiliki sistem praktek bersekitaran berkualitas yang terbaik. Kantor ini kemudian menjadi role-model dan benchmark ke kantor lain yang sedang dalam proses melaksanakan 5S. [caption id="attachment_110069" align="aligncenter" width="300" caption="Barang disusun kemas dan dibuat tag untuk memudahkan urusan carian"][/caption] Kenapa itu baik untuk suatu departmen untuk mengamalkan 5S di kantor mereka?

Pertama, efisiensi kerja. Setelah 5S dilaksanakan di kantor saya, efisieni kerja meningkat dengan drastis. Misalnya, pencarian informasi rekod (ada berjuta-juta rekod yang masih tersimpan secara manual) cuma mengambil waktu kurang 1 menit, di mana sebelumnya proses yang sama berlangsung 5 menit.

[caption id="attachment_110070" align="aligncenter" width="300" caption="Ruang kerja sebelum (kiri) dan selepas (kanan) pelaksanaan praktek 5S"][/caption] Juga kurang terjadi pemborosan karena barang yang disimpan hanya untuk kebutuhan jangka waktu terdekat. Gunakan dan beli apa yang perlu saja.

Kedua, ruang kerja yang bersih. 5S selalu menitik beratkan kebersihan. Praktek sapu selalu harus diamalkan. Jadi hampir setiap bulan ada kolaboratif membersihkan ruang kantor dan acara ini dijadikan seperti acara kekeluargaan.

[caption id="attachment_110071" align="aligncenter" width="300" caption="Ruang kantor dihias indah. Semua ini adalah hasil karya PNS sendiri."][/caption] Ketiga, semangat kekitaan atau esprit de corps. Staf selalu peduli satu sama lain untuk memastikan suasana kerja selalu dalam keadaan baik dan menyenangkan. Kerja dilakukan secara bekerjasama. [caption id="attachment_110072" align="aligncenter" width="300" caption="Percayakah anda bahawa ini adalah WC?"][/caption] Keempat, meningkatkan martabat departmen. Secara jelas, kantor yang bersih akan menarik minat orang banyak. Suasana kantor yang tersusun dan tenang akan membuat pelanggan yang datang juga berada dalam kondisi yang tenang dan nyaman. [caption id="attachment_110073" align="aligncenter" width="300" caption="Sudut 5S mengikut zon di dalam kantor untuk menunjukkan aktiviti 5S yang dilaksanakan"][/caption] Pada tahun 2009, setelah sertifikasi kali pertama, kantor saya dianugerahi pula sebagai kantor yang mempraktekkan praktek persikataran berkualitas terbaik di Malaysia (di kalangan kantor-kantor pemerintah federal). Ini suatu penghargaan yang sangat dibanggakan oleh setiap orang PNS di kantor saya. Ini menimbulkan motivasi dan semangat untuk bekerja dengan lebih baik.

Praktek Lingkungan Berkualiti 5S adalah salah satu metode yang sangat baik untuk membuat sebuah kantor itu bersih dan efisien.