Tanggal 1 Januari 2014 adalah awal tahun baru, semua orang pasti tahu. Namun tak semua tahu jika pada tanggal itu, pemerintah mewajibkan semua Pegawai Negeri Sipil (PNS) menggunakan alamat email resmi milik pemerintah, yaitu yang menggunakan domain @pnsmail.go.id atau yang dimiliki pemerintah dengan alamat (nama instansi masing-masing).go.id. Tentunya pengunaan alamat email tersebut untuk urusan dinas, bukan urusan pribadi.
Kebijakan ini dikeluarkan oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PAN-RB) melalui Surat Edaran Nomor 06 Tahun 2013 tertanggal 27 Mei 2013.
Selain untuk kepentingan percepatan reformasi birokrasi, penggunaan domain @pnsmail.go.id ditekankan untuk faktor keamanan. Maklum banyak PNS atau instansi yang ternyata menggunakan domain email non pemerintah dalam urusan kedinasan, termasuk milik asing.
Fasilitas yang ditawarkan @pnsmail.go.id tidak berbeda jauh dengan layanan email lainnya. Kapasitas penyimpanan yang diberikan 1 Gb dan bisa diperbesar sesuai kebutuhan. Proteksi dari spam dan virus. Serta dapat diakses melalui perangkat mobile, seperi PDA, tablet dan ponsel.
Untuk mendaftar bisa langsung meluncur ke www.pnsmail.go.id. Klik tombol “Daftar” dan akan ada formulir yang harus diisi. Anda akan diminta mengisi NIP, nama lengkap, nama akun yang akan dipakai, kata sandi yang akan digunakan, alternatif alamat email, nomor ponsel dan instansi dimana Anda bekerja, alamat instansi, propinsi, kabupaten dan memasukkan kode pengaman sesuai yang tertera di formulir. Contreng saya setuju dengan syarat dan ketentuan dari PNS mail dan lalu klik “Daftar”.
Setelah mendaftar, akan ada konfirmasi via email dari pendaftaran@pnsmail.go.id, seperti di bawah ini :
Terima kasih telah mendaftar di PNSMail.
Untuk verifikasi data dan persetujuan, akan diproses dalam 5 hari kerja. Kesesuaian data-data dan format username (akun) akan mempercepat proses persetujuan.
Mari kita budayakan berkomunikasi dengan menggunakan e-Mail resmi Pemerintah Indonesia.
Salam,
Tim PNSMail
Walau dikatakan proses verifikasi data dan persetujuan adalah 5 hari kerja, dalam prakteknya bisa lebih lama. Jika sudah selesai, akan ada email dari admin@pnsmail.go.id yang isinya sebagai berikut :
Dear namaAnda
Akun email Anda (namaAnda@pnsmail.go.id) sudah bisa digunakan. Silahkan login dengan username dan password yang telah Anda buat. Jika membutuhkan bantuan, Anda bisa menghubungi admin@pnsmail.go.id. Terima Kasih.
Admin.
Selesai dan Anda resmi memiliki akun @pnsmail.go.id.