Salah satu kunci komunikasi yang efektif adalah memilih saluran yang tepat untuk menyampaikan pesan. Channel adalah media di mana pesan komunikasi dibawa dari pengirim ke penerima. Seorang pemimpin dapat mendiskusikan masalah secara langsung, menggunakan telepon, menulis memo atau surat, menggunakan email, mengirim pesan teks, memposting pesan di blog atau halaman Web, atau meletakkan item di buletin, tergantung pada sifat pesannya.
The Continuum of Channel Richness
Penelitian telah mencoba menjelaskan bagaimana para pemimpin memilih saluran komunikasi untuk meningkatkan efektivitas komunikasi.
Penelitian telah menemukan bahwa saluran berbeda dalam kapasitasnya untuk menyampaikan informasi. Channel richness adalah jumlah informasi yang dapat dikirim selama episode komunikasi. Saluran yang tersedia bagi para pemimpin dapat diklasifikasikan ke dalam hierarki berdasarkan kekayaan informasi.
Kekayaan saluran informasi dipengaruhi oleh tiga karakteristik: (1) kemampuan untuk menangani banyak isyarat secara bersamaan; (2) kemampuan untuk memfasilitasi umpan balik dua arah yang cepat; dan (3) kemampuan untuk menetapkan fokus pribadi untuk komunikasi tersebut.
Diskusi tatap muka adalah media terkaya karena memungkinkan pengalaman langsung, banyak isyarat informasi, umpan balik langsung, dan fokus pribadi.
Diskusi tatap muka memfasilitasi asimilasi isyarat luas dan pemahaman emosional yang mendalam tentang situasi tersebut. Percakapan telepon berikutnya dalam hierarki kekayaan. Kontak mata, tatapan, postur, dan isyarat bahasa tubuh lainnya hilang, tetapi suara manusia masih membawa informasi emosional yang sangat banyak.
Pesan elektronik melalui email, pesan teks, dan media sosial seperti Twitter semakin banyak digunakan untuk komunikasi yang pernah ditangani melalui telepon.
Meskipun saluran ini kekurangan isyarat visual dan verbal, saluran ini memungkinkan umpan balik yang cepat dan dapat dipersonalisasi. Blog menyediakan cara untuk menyampaikan informasi kepada khalayak luas dan juga memungkinkan umpan balik yang cepat.
Media cetak seperti catatan dan surat dapat dipersonalisasi, tetapi hanya menyampaikan isyarat tertulis di atas kertas dan lambat memberikan umpan balik.
Media tertulis impersonal, termasuk pamflet, buletin, dan laporan komputer standar, paling sedikit kaya. Saluran tidak terfokus pada satu penerima, menggunakan isyarat informasi terbatas, dan tidak mengizinkan umpan balik.