Menjadi penyelenggara acara di sebuah kegiatan memang tidaklah mudah. Cukup menyita banyak waktu dan tenaga. Apalagi ketika menjadi penyelenggara sebuah acara yang besar dan punya nilai skala nasional. Memang haru diperhitungkan dengan matang.
Dalam bulan oktober 2022, sudah terjadi 2 acara yang berakhir tragis dan berujung mengerikan. Pertama adalah tragedi stadion kanjuruhan dan yang kedua adalah tragedi Itaewon.
Dua tragedi yang telah terjadi ini memiliki pemicu yang mirip. Yakni berdesakan-desakannya para manusia di dalam sebuah acara, sehingga terdapat ribuan orang datang kemudian ratusan orang meninggal dunia. Cukup pelik sekali dengan melihat korban yang begitu banyak dengan sia-sia.
Begitu banyak pekerjan rumah yang harus dikerjakan oleh ara penyelenggara acara terkait menejemen acara dan manajemen kerumunan. Beberapa acara besar masih belum menempatkan manajemen kerumunan dalam sebuah prioritas. Masih berkutat pada profitabilitas yang akan mereka dapatkan, tanpa memperhatikan secara maksimal orang-orang yang berada dalam sebuah kerumunan acara.
Dalam penjelasan kali ini akan menerangkan tentang bagaimana menganalisis suatu acara agar tetap memperhatikan dan memprioritaskan kerumunan.
1. Identifikasi Manajemen Resiko
Dalam sebuah acara pasti terdapat resiko-resiko yang harus dihadapi. Terutama dalam acara yang besar dan peserta mencapai ribuan orang. Perlu identifikasi kemungkinan-kemungkinan yang akan terjadi seperti berdesak-desakan, kebakaran atau ketika kondisi hujan dan lain sebagainya. Penyelenggara harus memahami dan mengetahui setiap resiko dalam sebuah acara.
2. Tim Penyelenggara Acara yang Terus Berkomunikasi
Tim penyelenggara wajib solid, karena mereka adalah penentu sebuah acara sukses atau tidak. Diperlukan komunikasi secara terus menerus, dari tiap detik ke detik. Terutama terkait dengan perkembangan kepesertaan dan perkembangan berjalannyaa acara. Komunikasi juga dapat mengurangi resiko dari segala kemungkinan yang tidak diinginkan.
3. Mengumumkan Tempat-tempat Strategis dan Darurat
Perlunya penyelenggara acara mengumumkan kepada peserta agar mengetahui tempat-tempat strategis seperti keberadaan kamar mandi dan juga tempat darurat seperti pintu darurat jika terjadi hal yang tidak diinginkan. Tempat strategis dan darurat ini wajib sekali diumumkan agar ketika dalam keramaian dapat terpecah dan menyebar.