Wonogiri, 04 Februari 2025 -- Di tengah pesatnya perkembangan teknologi digital, pelayanan publik di tingkat desa dituntut untuk semakin responsif dan efisien. Sebagai mahasiswa KKN dari Universitas Diponegoro yang bertugas di Desa Tegalharjo, saya berinisiatif mengembangkan sistem web terintegrasi yang dilengkapi dengan WhatsApp ChatBot. Inovasi ini dirancang khusus untuk mempermudah pengurusan dokumen administrasi, terutama dokumen kepengurusan dafduk, ketika perangkat desa tidak tersedia secara langsung. Selain memberikan informasi secara real-time dan menyediakan opsi download formulir, saya juga melatih perangkat desa agar dapat mengoptimalkan penggunaan sistem digital ini.
Latar Belakang dan Tantangan Pelayanan Administratif
Di Desa Tegalharjo, pengurusan dokumen dafduk sering menghadapi kendala akibat keterbatasan waktu dan kehadiran perangkat desa. Banyak warga mengalami kesulitan dalam memperoleh informasi lengkap mengenai persyaratan dan prosedur, terutama di luar jam kerja kantor desa. Kondisi ini mengakibatkan penundaan proses administrasi yang berdampak pada kepuasan masyarakat. Oleh karena itu, diperlukan solusi inovatif yang dapat menjawab kebutuhan masyarakat secara cepat dan akurat.
Melihat permasalahan tersebut, saya memanfaatkan popularitas WhatsApp sebagai media komunikasi yang mudah diakses oleh hampir seluruh lapisan masyarakat. Dengan mengintegrasikan WhatsApp ChatBot ke dalam website desa, layanan administratif dapat berjalan 24 jam tanpa tergantung pada kehadiran fisik perangkat desa. Fitur download formulir juga disediakan agar masyarakat dapat langsung mengunduh dokumen yang diperlukan untuk pengurusan dafduk. Di samping itu, untuk memastikan kelancaran operasional sistem, saya mengadakan pelatihan bagi perangkat desa guna meningkatkan kemampuan mereka dalam mengelola dan memanfaatkan teknologi ini secara optimal.
Foto Deskripsi Profil WhatsApp Desa Tegalharjo
Konsep dan Fitur Sistem Web Terintegrasi WhatsApp ChatBot
Sistem yang saya rancang memiliki beberapa fitur unggulan untuk meningkatkan efisiensi layanan administratif:
Respon Otomatis melalui WhatsApp:
Ketika masyarakat mengirim pesan ke nomor resmi desa, WhatsApp ChatBot secara otomatis memberikan sambutan dan menanyakan kebutuhan mereka. Misalnya, jika ada yang menanyakan tata cara pengurusan dokumen dafduk, ChatBot akan segera memberikan informasi terkait persyaratan, prosedur, dan estimasi waktu penyelesaian.Opsi Penerusan ke Website Resmi:
Apabila pertanyaan yang diajukan memerlukan penjelasan lebih rinci atau verifikasi data, ChatBot akan mengarahkan pengguna ke website resmi desa. Di situs tersebut, pengguna dapat menemukan informasi lengkap mengenai administrasi dafduk, termasuk tata cara pengisian formulir dan pengumpulan dokumen pendukung.Foto Tampilan Antar Muka Web Layanan Dafduk Desa Tegalharjo, Sumber : https://tegalharjo.github.io/Dafduk-Tegalharjo/