Suatu hari di puncak liburan musim panas yang bertepatan dengan liburan semester di kampus. Seorang mahasiswa Indonesia di Hochschule Bremen yang sedang internship di Jakarta mengirim email. Adapun isinya emailnya sebagai berikut:
"Pak, tahu nomor WA Mrs. Ani (nama telah diubah) dari bagian akademik? Sangat penting, Pak. Beberapa hari lalu saya sudah kirim email tapi belum dijawab".
Alamak! isi email ini bikin saya geleng-geleng kepala dan ingin memukul jidat sendiri rasanya.
Setelah membaca lebih lanjut isi email tersebut, memang bisa dipahami kenapa mahasiswa tersebut bertanya tentang nomor WA pegawai dari bagian akademik, namun dia melupakan dua hal:
- Saat itu sedang waktu libur musim panas dan libur semester
- Menghubungi pegawai kampus dan dosen di Jerman tidak bisa dengan WhatsApp
Tidak ada komunikasi lewat WA dengan pegawai kampus dan dosen di Jerman?
Betul, itu bukan hoax atau kata mantan Presiden Trump "alternative news". Itu fakta bukan fiksi. Lalu, bagaimana berkomunikasi dengan dosen dan pegawai di kampus?
Di Jerman berkomunikasi dengan pegawai dan dosen sebenarnya sangat mudah dan tidak berbelit-belit, tidak banyak prosedur, serta tidak birokratis. Pegawai dan dosen tetap di kampus Jerman sudah difasilitasi:
- Kantor lengkap dengan nomor ruangan, misalnya B 115: Gedung B, Lantai 1, Ruang 15
- Nomor telepon di kantor
- Alamat posel (pos elektronik) alias email kampus, bukan email privat.
Di pintu kantor dan laman internet tersedia informasi bagaimana menghubungi pegawai atau dosen (Sumber www.hs-bremen.de)
Peraturan mewajibkan pihak kampus yang didelegasikan ke pihak fakultas, untuk memberikan ketiga hal tersebut ke pegawai dan dosen tetap. Dosen tidak tetap, dosen honorer, atau dosen yang sudah pensiun namun masih mengajar tidak mendapat ketiga hal itu. Jadi, mereka memakai email pribadi.
Di kampus Jerman, mereka berhak untuk mendapatkan ruangan bekerja tersendiri. Pada dasarnya ketentuan tentang ruangan bekerja di Jerman diatur dalam ArbStaettV (Arbeitsstaettenverordnung), misalnya berapa luas ruangan tersebut.
Bilamana situasi tidak memungkinkan, maka satu ruangan bisa dipakai untuk dua orang. Tetapi masing-masing punya meja dan alat kerja sendiri, seperti notebook atau komputer, dan juga telepon. Sedangkan dosen tidak tetap "berkantor" di ruangan bersama khusus untuk dosen.