Perkembangan suatu perusahaan dapat ditentukan dengan adanya rapat koordinasi untuk mempertemukan hasil pemikiran bersama terkait langkah selanjutnya yang akan diambil demi kemajuan perusahaan tersebut. Pencatatan atau notulensi hasil suatu rapat dapat dijadikan acuan untuk mengambil keputusan dan merencanakan langkah strategis selanjutnya dalam rangka mengembangkan perusahaan. Namun dalam proses notulensi secara manual bisa memakan waktu dan menjadi tidak efisien, serta berpotensi menyebabkan kesalahan.
Notulensi pada sebuah rapat sangatlah memegang peran penting karena memuat poin-poin penting yang dibahas saat rapat berlangsung. Pentingnya sebuah notulensi, menjadikannya harus ditulis dengan sistematis dan rapi sehingga dapat dibaca dengan mudah ketika nantinya ada pembahasan lebih lanjut oleh peserta rapat. Dalam menulis notulensi, sebaiknya ada 5 poin penting yang harus ada didalam notulensi tersebut, antara lain: nama organisasi, tema dan tujuan rapat, lokasi dan waktu, pencatatan anggota hadir, serta poin diskusi dan hasil rapat.
Dalam penerapannya, menulis notulensi yang baik bukanlah hal yang mudah untuk dilakukan. Seorang notulen dituntut untuk tidak boleh kehilangan fokus pada saat rapat berlangsung. Namun karena keterbatasan manusia, kesalahan-kesalahan pun sering terjadi yang membuat notulensi menjadi kurang lengkap, terlambat dalam mencatat, keterbatasan format, dan kesalahan penulisan. "Penggunaan teknologi Speech-to-text dari Widya Wicara dapat menjadi solusi untuk meminimalisir kesalahan-kesalahan pada saat notulensi," ungkap Alwy Herfian Satriatama, CEO Widya Wicara. Berikut tips yang mungkin bisa diterapkan dalam penulisan notulensi:
Persiapkan sebelum rapat.
Seorang notulen wajib untuk mengetahui agenda rapat yang akan dijalankan seperti apa, outline yang akan dibahas apa saja dan bagaimana sistem jalannya rapat. Notulen juga berperan sebagai pemandu agar pembahasan agar rapat tetap berjalan on track sehingga rapat tetap mencapai tujuan awalnya.
Tentukan format notulensi yang akan digunakan sebelum rapat. Ini termasuk header (tanggal, waktu, tempat), daftar hadir, topik-topik utama, dan ruang untuk catatan khusus. Buat daftar ini dalam bentuk poin-poin bullet atau daftar numerik. Pencatatan ini harus menjadi poin-poin singkat, padat dan jelas yang bisa dibaca dan dipahami oleh semua participant rapat.
Revisi dan Rapikan.
Di Akhir notulensi, luangkan waktu untuk merevisi dan mengoreksi kesalahan tata bahasa dan ejaan. Pastikan notulensi bersih dan mudah dibaca. Peserta rapat juga perlu mengetahui hasil rapat berupa poin yang akan ditindaklanjuti lagi. Untuk itu notulen wajib membagikan kepada semua participant rapat tanpa terkecuali.
Gunakan Teknologi
Ada banyak teknologi yang sudah dikembangkan untuk membantu aktivitas manusia, termasuk teknologi AI. Penggunaan teknologi AI dapat membantu proses notulensi menjadi lebih efisien. Efisiensi waktu sangat dibutuhkan agar mempermudah pekerjaan pasca rapat.