PENDAHULUAN
Penyelenggaraan pelayanan publik yang berkualitas merupakan tanggung jawab setiap aparatur pemerintahan di semua jenjang, mulai dari pusat hingga desa/ kelurahan. Pemerintah diharapkan memberikan pelayanan yang baik, cepat ramah dan memuaskan. Menurut Hardiansyah pelayanan publik merupakan kegiatan pemberian jasa baik oleh pemerintah, pihak swasta atas nama pemerintah maupun pihak swasta kepada masyarakat, dengan atau tanpa pembayaran guna memenuhi kebutuhan atau kepentingan masyarakat (Wahyudin, 2018). Pelayanan publik yang baik tidak hanya berdampak positif bagi masyarakat, tetapi juga memberikan kepercayaan masyarakat terhadap pemerintah.
Salah satu jenis pelayanan yang penting dan berhubungan langsung dengan masyarakat adalah pelayanan surat pengantar di wilayah RT/ RW. Salah satu yang termasuk kegiatan administrasi persuratan adalah pengajuan dan penerbitan surat pengantar RT yang mana surat ini adalah surat yang dibutuhkan ketika warga ingin membuat berbagai macam dokumen kependudukan (Muhammad Eka Suryana, 2019). Dokumen yang dimaksud seperti pengurusan Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu Keluarga (KK), pengajuan kredit hingga pelayanan administrasi lainnya. Surat pengantar RT/RW berfungsi sebagai bentuk verifikasi atau pengesahan dari pihak RT/RW bahwa warga yang bersangkutan benar-benar berdomisili di wilayah mereka dan untuk memastikan keabsahan data penduduk dalam setiap proses administrasi.
Pembuatan surat adalah bagian penting dari kegiatan administratif yang berlangsung di berbagai instansi dan organisasi, termasuk di wilayah RT 08 RW 10 Buring. Surat berfungsi sebagai alat komunikasi resmi yang menyampaikan informasi, permohonan, pengumuman, serta berbagai keperluan lainnya. Namun, proses pembuatan surat seringkali menghadapi berbagai tantangan, seperti waktu yang lama, risiko kesalahan dalam penulisan, dan ketidakpraktisan dalam pengumpulan data. Lemahnya penggunaan teknologi dalam pelayanan publik pada penyelenggaraan pemerintahan yang mengakibatkan tidak efektif dan efisiennya pada pelayanan publik karena dalam pemenuhan kebutuhan masyarakat masih menggunakan sistem manual sehingga sistem tersebut tidak memenuhi kebutuhan masyarakat yang cepat dan mudah (Sahar, 2024). Hal ini menjadi masalah yang perlu diatasi, terutama di era digital yang menuntut efisiensi dan kecepatan dalam pengolahan informasi.
Seiring dengan perkembangan teknologi, berbagai alat digital telah muncul untuk mempermudah proses administrasi. Salah satunya adalah Google Form (GForm), sebuah aplikasi berbasis web yang memungkinkan pengguna untuk membuat formulir secara mudah dan cepat. Google Form merupakan aplikasi yang berbasis web sehingga memudahkan pengguna untuk mengaksesnya dengan menggunakan komputer, laptop dan gawai tanpa mengenal tempat dan waktu selama ada jaringan internet (Widayanti, 2020). Google Form menawarkan berbagai fitur, seperti pengumpulan data secara otomatis, penyusunan pertanyaan yang fleksibel, serta analisis data yang terintegrasi. Dengan memanfaatkan Google Form, proses pembuatan surat dapat dilakukan dengan lebih efisien, karena informasi yang dibutuhkan dapat dikumpulkan dari berbagai pihak dalam waktu singkat.
Di wilayah Buring khususnya RT 08 RW 10, masih banyak instansi dan organisasi yang mengandalkan metode manual dalam pembuatan surat. Penggunaan kertas, penulisan tangan, dan proses verifikasi yang panjang seringkali mengakibatkan keterlambatan dalam pengiriman surat dan meningkatnya kemungkinan kesalahan. Selain itu, metode manual ini juga menghabiskan sumber daya manusia yang seharusnya dapat dialokasikan untuk kegiatan yang lebih produktif. Dalam konteks ini, penerapan Google Form sebagai solusi dapat memberikan keuntungan signifikan dalam hal efisiensi waktu dan pengurangan biaya operasional.
Penelitian ini bertujuan untuk mengeksplorasi dan menganalisis efisiensi pembuatan surat dengan menggunakan Google Form di wilayah Buring. Fokus utama dari penelitian ini adalah untuk mengevaluasi bagaimana penggunaan Google Form dapat mempercepat proses pembuatan surat, mengurangi risiko kesalahan, serta meningkatkan produktivitas organisasi. Selain itu, penelitian ini juga akan membahas tantangan dan hambatan yang mungkin dihadapi selama implementasi Google Form dalam pembuatan surat.
Penelitian terdahulu yang berkaitan dengan penelitian ini yaitu penelitian dari Janu Ilham Saputro, Putri Ika Wati dan Rulita Octipany yang meneliti di Kelurahan Sukasari Ota Tangerang yang memiliki sistem informasi yang masih sederhana dan kurang efektif. Kelemahan yang dialami yaitu mencari file surat dalam folder tertentu. Sehingga dibutuhkan sistem yang dapat mengurangi kelemahan tersebut (Janu Ilham Saputro, 2020). Penelitian lain juga dilakukan oleh Ronald David Marcus yang diperoleh hasil bahwa Google Form mempermudah pengelolaan data dalam kegiatan surat-menyurat dan pendataan masyarakat. Penelitian ini merekomendasikan pemanfaatan teknologi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan masyarakat(Marcus, 2023).
Berdasarkan uraian diatas penelitian ini diharapkan dapat memberikan wawasan yang lebih mendalam mengenai manfaat teknologi informasi dalam administrasi, serta memberikan rekomendasi bagi instansi dan organisasi di wilayah Buring khususnya RT 08 RW 10 untuk beralih ke sistem yang lebih modern dan efisien. Dengan demikian, diharapkan penggunaan Google Form dapat menjadi langkah awal menuju transformasi digital yang lebih komprehensif dalam pengelolaan administrasi di wilayah RT 08 RW 10 Buring.
Dalam menghadapi tantangan globalisasi dan kemajuan teknologi, penting bagi setiap organisasi untuk beradaptasi dan mengadopsi solusi yang dapat meningkatkan efisiensi operasional. Dengan demikian, penelitian ini tidak hanya relevan untuk instansi di wilayah Buring, tetapi juga dapat menjadi referensi bagi organisasi lain yang menghadapi masalah serupa dalam pembuatan surat dan proses administratif lainnya.
METODE