kegiatan suatu kenegaraan tidak lepas dari adanya aturan keprotokolan, dimana dalam aturan keprotokolan telah diatur dalam Undang-Undang No. 9 Tahun 2010 Tentang Keprotokolan yang didalam pasal 1 ayat 1 menyatakan bahwa “Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi tata tempat, tata upacara, dan tata kehormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintah atau masyarakat”. Petugas protokol yang kompeten diharuskan memahami bagaimana kegiatan kenegaraan akan dilaksanakan, mengingat begitu pentingnya suatu acara terutama yang diselenggarakan oleh pemerintah dengan salah satu tujuannya adalah untuk menjalin kerja sama antar pihak hingga kepada pihak negara lain, maka persiapan yang dilakukan juga perlu dilakukan secara maksimal.
Dalam keprotokolan seorang petugas protokol akan memastikan sebuah acara berlangsung dengan baik dari mulai tahap perisapan hingga pada evaluasi, kesan dan pesan yang positif dari peserta acara akan dilihat dari bagaimana tingkat kenyamanan dan keamanan yang dirasakan oleh peserta, maka untuk menjadi petugas protokol diperlukan beberapa syarat-syarat sebagai berikut :
1. Mempunyai pengetahuan tentang keprotokolan
Untuk memahami bagaimana acara yang akan diselenggarakan perlu adanya riset sebelum memulai yaitu bisa dengan cara survey ke lokasi dan mengetahui dengan baik acara apa yang akan diselenggarakan agar jangan sampai ketika sudah acara dimulai justru menjadi panik ketika ada kendala yang terjadi ditengah acara.
2. Memiliki kemampuan dalam hubungan antar sesama
Menjadi jembatan komunikasi antara peserta acara adalah nilai utama dalam petugas protokol, maka perlu pemahaman mengenai siapa saja yang menjadi tamu undangan terutama menguasai bahasa asing atau bahasa dari tamu negara yang akan hadir pada acara pertemuan negara sehingga komunikasi akan tetap lancar.
3. Bermental kuat dan kepribadian tangguh
Seorang petugas protokol tidak akan lepas dari penilaian peserta acara baik dari segi dekorasi, pembawa acara, hingga pada susunan acara maka petugas protokol harus terbuka dengan kritik yang disampaikan, hal ini justru ini akan menjadi evaluasi di kemudian hari.
4. Mampu menguasai dan mengendalikan situasi
Acara yang berlangsung tidak lepas dari hal-hal yang terduga maka untuk meminimalisir hal-hal yang tidak diinginkan terjadi perlu melakukan strategi atau rencana yang kemungkinan ada perubahan jika menghadapi kendala di tengah acara yang sedang berlangsung.
5. Menghargai orang lain, sopan, percara diri namun tahu etika
Kepercayaan diri perlu dilakukan namun tidak melupakan etika dan sopan santun kepada seluruh tamu undangan dari berbagai kalangan maupun jabatan.
6. Penampilan menarik
Berpenampilan adalah ketika menunjukkan bahwa pertugas protokol yang profesional dan memiliki niat untuk bekerja, caranya bisa ditunjukkan dengan berpakaian rapi, pembawaaan yang positif, energetik, atau badan yang bugar.
7. Berbicara dengan tekanan dan suara yang baik
Sebelum memulai acara terutama pada bagian pembawa acara perlu latihan suara baik dari intonasi dan gerak bahasa tubuh secara matang sehingga pada saat acara para peserta acara mampu memahami maksud dan tujuan dari pembawa acara ketika menyampaikan suatu maksud.
Jadi sebagai bahan sebelum mempersiapkan diri sebagai petugas protokol ada baiknya untuk mengetahui syarat-syarat diatas sehingga sebelum bertugas sebagai panitia acara akan lebih mudah dalam menjalankan tugasnya sesuai dengan bidangnya.