“Project Preparation consists of all the work necessary to ensure that a proposed project is feasible and appropriate and that it can be successfully implemented.”( http://www.pptrust.org.za)
Saya sengaja mengutip salah satu definisi penyiapan proyek diatas untuk menggambarkan betapa penting tahapan penyiapan proyek dalam proyek-proyek infrastruktur. Banyak proyek-proyek infrastruktur terkatung-katung dan akhirnya mangkrak dikarenakan penyiapan proyek yang kurang matang. Seringkali planning by budgeting lebih dominan dalam pelaksanaan proyek infrastruktur dimana tahapan proyek baru dilaksanakan setelah anggaran tersedia, padahal siklus penganggaran public biasanya berlangsung 1 tahun. Akibat terbatasnya waktu penyiapan, maka tahapan penyiapan proyek kurang mendapatkan perhatian akibat pelaksana proyek mengejar progress pekerjaan fisik.
Akibat penyiapan yang tidak matang maka munculah banyak permasalahan ditengah pelaksanan pekerjaan. Sebagai contoh pembebasan lahan yang belum clear namun proyek tetap dilaksanakan akan menyebabkan timbulnya sengketa dengan pemilik lahan sebelumnya. Salah satu dampaknya misalnya adalah penutupan akses kelokasi proyek oleh warga sehingga pekerjaan fisik menjadi terganggu atau bahkan terhenti. Selain menyebabkan pemborosan anggaran, hal ini tentunya juga menyebabkan pembangunan infrastruktur tidak bisa dinikmati secara cepat oleh masyarakat.
Sebelum membahas lebih lanjut mengenai penyiapan proyek, kita hendaknya mulai merubah pola pikir bahwa penganggaran harus mengikuti perencanaan (budgeting by planning) dan
Memilih mengerjakan 10 proyek daripada 100 proyek tentunya bukan hal yang mudah, karena semua stake holder pasti punya kepentingan dan menganggap proyeknya yang paling penting. Nah disinilah penyiapan proyek mengambil peranan, yaitu sebagai salah satu alat seleksi untuk menentukan skala prioritas. Proyek-proyek yang sudah dipersiapkan dengan matang tentunya akan memudahkan kita untuk memilih mana yang harus didahulukan dan mana yang bisa dikerjakan pada tahun anggaran berikutnya. Lantas apakah langkah-langkah yang dilakukan pada tahapan penyiapan proyek? Berikut adalah langkah-langkah penyiapan proyek yang saya kutip dari Bappenas:
Langkah yang pertama adalah menyiapkan dokumen rencana teknis :
- Pra Study Kelayakan
- Study Kelayakan
- Detailed Engineering Design
Langkah yang kedua adalah menyiapkan dokumen lingkungan :
- Dokumen AMDAL
- Penyiapan LARAP
Langkah yang ketiga adalah menyiapkan lahan :
- Setelah lahan siap 100% kemudian mengurus proses perijinan kepada Pemda setempat
- Pengadaan Lahan
Langkah yang terakhir adalah pelaksanaan tender:
- Proses Evaluasi teknis
- Shortlisting
- Kontrak sudah ditandatangani
Tahapan penyiapan proyek sebaiknya dilaksanakan 2-3 tahun sebelum pekerjaan fisik dilaksanakan sehingga pada saat pekerjaan fisik hambatan dapat diminimalisir sehingga pekerjaan fisik bisa dilaksanakan secara tepat waktu dan efisien. Selain itu kesiapan pendanaan untuk tahapan penyiapan proyek harus betul-betul menjadi prioritas sehingga dapat dilaksanakan secara berkelanjutan dan tidak berhenti ditengah jalan.
Proyek yang dipersiapkan dengan baik dan benar akan mengurangi resiko kegagalan dalam pelaksanaan, dan akan mencegah terjadinya “main mata” antara penanggung jawab proyek dengan kontraktor yang disebabkan oleh schope of work yang tidak jelas yang diakibatkan proses perencanaan yang kurang matang. Hal ini tentunya akan mengurangi potensi kerugian Negara akibat pelaksanaan proyek yang kurang efisien dan mempermudah pengawasan.