Teman-teman pasti tau dong apa itu email? Email adalah surat elektronik yang dikirim melalui sambungan internet. Kamu tentu sudah sering berkirim pesan melalui email, tapi apakah penulisan email yang kamu kirimkan itu sudah benar? Bagaimana sih cara menuliskan email yang benar?
Kali ini saya akan sedikit membantu teman-teman mengenai tata cara penulisan email. Mengapa tata cara penulisan email itu penting? Tata cara penulisan email sangat menentukan tanggapan orang lain mengenai kualitas diri kita. Seperti aplikasi mengobrol lainnya, email juga memiliki tata cara dalam pengirimannya. Jangan sampai kita dianggap tidak sopan atau tidak tau tata krama oleh penerima email.
Yang pertama harus diperhatikan adalah subjek/judul email yang kita kirimkan. Seringkali email dikirimkan dengan subjek/judul yang dikosongkan. Hal itu akan membuat penerima email menganggap email tersebut tidak penting dan pengirim pun akan dianggap tidak sopan, terburu-buru, abai dan tidak profesional. Judul/subjek email dapat menjadi panduan sederhana penerima untuk memahami inti dari email yang kita kirimkan. Perlu diingat juga, jangan menuliskan judul/subjek email dengan huruf kapital semua karena akan terkesan marah atau membentak. Buatlah judul/subjek email yang sederhana namun mudah dimengerti dan tentunya berhubungan dengan isi email yang kita kirimkan.
Kedua, selalu memulai email dengan perkenalan diri dan maksud kamu mengirimkan email tersebut. Jangan lupa juga untuk menulikan terimakasi dan salam dibagian penutup email. Hal ini sangat penting terutama bila kamu mengirimkan email ke orang asing.
Ketiga, perhatikan tata bahasa dalam menuliskan email. Jangan menggunakan bahasa-bahasa gaul atau singkatan yang sulit dimengerti, terutama bila email tersebut mengenai pekerjaan. Tentu kamu tidak mau kan pekerjaan kamu terhambat karena penerima tidak mengerti bahasa di email yang kamu kirimkan?
Keempat, jangan berlebihan menggunakan carbon copy atau fasilitas cc pada email kamu, apalagi bila kamu belum memiliki izin akan hal tersebut karena akan ada orang yang merasa terganggu dengan email kamu. Selain itu, untuk email pekerjaan, akan ada beberapa pekerjaan yang mungkin tidak perlu atau tidak boleh dilihat oleh orang lain meskipun kamu bekerja di perusahaan yang sama. Oleh karena itu, pastikan kamu telah memiliki izin dari orang yang berkepentingan sebelum kamu menggunakan fasilitas carbon copyatau cc pada email kamu.
Yang terakhir adalah waktu pengiriman email. Jangan mengirimkan email pekerjaan jam tiga pagi dan berharap email itu langsung dibalas. Waktu pengiriman email juga akan menunjukkan bagaimana kita menghargai privasi dan ruang istirahat rekan kerja kita.
Begitulah sedikit penjelasan mengenai tatacara mengirimkan email. Semoga tulisan ini dapat membantu kamu dalam membuat email dengan baik. (DA)