Organisasi dalam pelaksanaan kegiatannya selalu dihadapkan dengan berbagai masalah dan selalu membutuhkan informasi untuk menunjang berbagai aktivitasnya. Organisasi sebagai wadah dari orang-orang yang menghendaki tercapainya suatu tujuan yang telah disepakati bersama, membutuhkan suatu sarana untuk saling memberikan informasi, saling bertukar pendapat, dan saran dalam rangka memecahkan masalah yang tengah dihadapi. Oleh karena itu, lahirlah suatu kegiatan yang kemudian dikenal dengan istilah rapat.
Rapat merupakan suatu media komunikasi yang bersifat face to face yang sering diselenggarakan oleh berbagai orgasisasi, baik swasta maupun pemerintahan. Kegiatan rapat dapat memberikan kesempatan bagi seluruh pesertanya untuk saling berbagi informasi, saling betukar pendapat dan saran. Rapat memegang peranan penting dalam kegiatan perencanaan dan pengambilan keputusan organisasi. Melalui rapat, berbagai permasalahan dapat dipecahkan, berbagai kebijakan dirumuskan, dan kemajuan serta perkembangan organisasi dilahirkan.
Agar rapat dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan tujuan pelaksanaannya, maka diperlukan prosedur dan tata pelaksanaan rapat yang baik. Prosedur dan tata pelaksanaan rapat yang baik akan dapat meningkatkan informasi, pendapat, dan saran yang sesuai dengan permasalahan dan kebutuhan yang tengah dihadapi organisasi. Prosedur dan tata kelola rapat yang baik juga dapat meminimalisir kemungkinan terjadinya pemborosan baik dari segi waktu, tenaga, dan biaya.
Salah satu kegiatan DPRD yang difasilitasi oleh Sekretariat DPRD adalah kegiatan rapat DPRD. Bagian yang ditunjuk sebagai pengelola dan bertanggung jawab untuk memastikan pelaksanaan kegiatan rapat DPRD dapat berjalan dengan baik, adalah bagian risalah dan perundang-undangan.
Bagian risalah dan perundang-undangan merupakan bagian yang berperan sebagai penanggungjawab utama dalam mengelola kegiatan rapat DPRD. Bagian risalah dan perundang-undangan bertanggung jawab untuk merencanakan, mengkoordinasikan, menyelenggarakan, dan menyampaikan kebutuhan terkait pelaksanaan rapat DPRD. Bagian risalah dan perundang-undangan dalam melaksanakan tugasnya bekerja sama dengan Sekretariat Fraksi, Sekretariat alat kelengkapan DPRD dan bagian administrasi bagian Humas.
Dalam mempersiapkan dan membentuk sebuah rapat dan persidangan dalam perhelatan acara formal tentunya memerlukan serangkaian prosedur dan profesi yang baik dan tepat. Supaya prosesi acara yang dijalankan dalam rapat dan persidangan tersebut bisa berjalan secara efektif dan efisien, sekaligus bisa mencapai keputusan dan ketepatan yang maksimal dan sempurna.
Untuk itu, dalam melaksanaan acara rapat dan persidangan yang efektif dan efisien membutuhkan persiapan dan kesiapan yang prosedural, sistematis, dan manajerial agar kegiatan rapat dan persidangan DPRD bisa berjalan secara maksimal.
Materi bahasan:
- Konsep Rapat dan Persidangan yang Ideal dan Managerial
- Persiapan dan kesiapan yang dibutuhkan di dalam rapat dan persidangan yang efektif dan efisien
- Model rapat dan persidangan yang partisipatoris antara DPRD dengan jajaran Pemerintah Daerah
- Penertiban dokumen (administrasi dan kearsipan) hasil rapat dan persidangan
Narasumber:
1. Biro Hukum Kementrian Dalam Negeri Republik Indonesia